Tablas Dinámicas (IV): OPCIONES de configuración

Cuando culminamos el proceso de creación de una Tabla Dinámica y hemos resuelto cómo van a quedar las filas y columnas, todo está en estado "bruto" y necesitamos refinar el comportamiento de la Tabla Dinámica mediante los cuadros "Opciones de Tabla Dinámica" y  "Configuración de campo de valor". En este artículo veremos las principales configu-raciones que debemos revisar en ambos cuadros.

Opciones de Tabla Dinámica

El cuadro "Opciones de Tabla Dinámica" se obtiene haciendo click en el botón "Opciones" que hay en el Grupo "Tabla Dinámica" de la "Ficha Opciones" que se activa cuando tenemos seleccionada cualquier celda de una Tabla Dinámica.

Son muchas las configuraciones posibles en el cuadro de Opciones a lo largo de todas sus pestañas, pero vamos a destacar las más importantes:

Pestaña "Diseño y formato"

• Si dejamos las opciones de esta pestaña como en la imagen anterior, conseguiremos:
• Que los títulos queden centrados de forma automática. Esta puede ser una buena opción si el resultado vemos que es aceptable, pues en caso de intentar alinear manualmente las columnas, podríamos tener resultados inesperados al actualizar la tabla, en cuanto a la alineación.
• Que cuando en las filas hay más de un campo a representar (datos en esquema o jerarquía), los datos de jerarquía inferior se visualizan con una sangría de x caracteres que facilita la comprensión.
• Que en caso de que haya valores nulos, visualicemos ceros.
• Que el ancho de columnas podamos forzarlo al deseado, sin que la Tabla Dinámica lo redimensione cada vez que se actualiza.

• Pestaña "Totales y filtros".

• Si marcamos las opciones de esta pestaña como en la imagen anterior, conseguiremos:
• Que haya una columna al final con los totales  de cada una de las filas.
• Que haya una fila al final de la Tabla Dinámica, con los totales de cada columna.

Estas opciones de totales generales de filas y columnas, también las podemos elegir desde "Totales generales" en el grupo "Diseño" de la "Ficha Diseño" de las Herramientas de Tabla Dinámica que tenemos disponibles cuando tenemos seleccionada cualquier celda de una Tabla Dinámica:

Pestaña "Mostrar"

• Si marcamos las opciones de esta pestaña como en la imagen anterior, conseguiremos:
• Que cuando en las filas tenemos más de un campo (esquema con jerarquía), existan unos botones con los que se puede contraer o expandir cada item (podemos ver esto en el anterior artículo sobre Tablas Dinámicas: Tablas Dinámicas (III): ¿Cómo crear una Tabña Dinámica? 2ª parte)
• Que se muestren  listas desplegables para filtrar las filas o las columnas:

                Ambas opciones se pueden controlar también desde unos botones que hay en el grupo "Mostrar" de la Ficha "Opciones" de las Herramientas de Tabla Dinámica que tenemos disponibles cuando tenemos seleccionada cualquier celda de una Tabla Dinámica:

Pestaña "Impresión"

• Si desmarcamos las opciones de esta pestaña como en la imagen anterior, conseguiremos que cuando imprimamos el documento no aparezcan los botones de contraer/expandir de esquema o jerarquía.

Pestaña "Datos"

• Si marcamos las opciones de esta pestaña como en la imagen anterior, conseguiremos que:
• Cuando hagamos doble click en cualquier valor de la tabla dinámica, nos aparezca una hoja nueva con una tabla de datos que muestra de dónde viene y cómo se ha calculado dicho valor.
• Cuando se abre el libro de Excel, se actualice la Tabla Dinámica.

Configuración de valor de campo

Mediante el cuadro de diálogo de la imagen anterior, (el cual podemos obtener, por ejemplo, haciendo click en la opción "Configuración de campo de valor..." del menú contextual que aparece al hacer click con el botón derecho del ratón), podemos:

• Desde la pestaña "Resumir valores por", decidir si la agrupación de valores que hace la Tabla Dinámica es en forma de SUMA, CUENTA; PROMEDIO, etc... Normalmente y casi siempre, desearemos que sea SUMA, pero debemos estar atentos porque a veces, Excel pone por defecto CUENTA. Por ejemplo: utilizamos SUMA si deseamos tener el importe en € de las ventas de un agente en una zona geográfica determinada. Utilizamos CUENTA si deseamos saber el nº de pedidos que ha generado el agente la mencionada zona geográfica.
• Desde la pestaña "Mostrar valores como", decidir si el valor que muestra Excel en cada celda de la Tabla Dinámica se compara con algún otro campo o no. En caso de querer comparar, es frecuente que queramos que los valores estén expresados en % respecto del total de la fila, respecto del total general, etc.

          Ejemplo de "Mostrar valores como % del total de la fila"

         Ejemplo de "Mostrar valores como % del total general"

• Desde el botón "Formato de Número", podemos dar a los valores el formato adecuado. Por ejemplo, "Moneda", "Número", etc.

Ver Tablas Dinámicas (I) ¿Qué son y para qué sirven?
Ver Tablas Dinámicas (II) ¿Cómo crear una Tabla Dinámica?
Ver Tablas Dinámicas (III) ¿Cómo crear una Tabla Dinámica? 2ª parte

Ver Tablas Dinámicas (V): Opciones de DISEÑO

  José Manuel Pomares Medrano