jueves, 31 de mayo de 2012

¿Qué debo utilizar... Access o Excel?



Uno de los problemas de muchos usuarios de Office es que no llegan a plantearse si utilizar Microsoft Access o Excel. Suele ocurrir que se deciden por la aplicación que más conocen o simplemente, la que tienen instalada. 

Esto, a veces, es causa de enormes "agujeros" de productividad y de múltiples errores, puesto que no siempre se acierta con esta carencia de criterio respecto de este tema. Suele ocurrir que la elección no es la adecuada para el tipo de información que se tiene, ni para la forma en que es necesario tratarla.

Por ello, nos decidimos a hacer este post, en el que intentamos aclarar las dudas a aquellos usuarios que tengan que decidir ,que estén a tiempo de cambiar o simplemente tengan curiosidad por saber aquello que tantas veces se plantearon.


Ahí van 7 recomendaciones:



Por lo tanto, la introducción de datos mediante cómodos formularios y la capacidad de relacionarlos, es una de los factores que diferencia positivamente a Access:




Si se trata de analizar y hacer cálculos con datos y no nos importa que la introducción se haga mediante una cuadrícula de celdas, Excel es el rey.


 
 



miércoles, 23 de mayo de 2012

Importar datos desde la web a Excel (2 de 5)


¿Quién no ha tenido la necesidad alguna vez de poder manejar y procesar a placer en su hoja de cálculo los datos de una página web?
¿Y si fuera posible, no sólo volcar esos datos en Excel, sino tenerlos constantemente actualizados?


Pensemos en un catálogo de productos y sus precios que una empresa tiene en su página web, o en una tabla de cotizaciones del IBEX 35, o bien una tabla con los tipos de cambio diarios, o bien ... ¿por qué no? la clasificación de la Liga BBVA...

Pues todo esto no es tan difícil:

PASO 1

Tengamos localizada nuestra página web y su dirección. En nuestro ejemplo, tendremos como referencia la información que ofrece la web Cotizalia. Concretamente nos fijaremos en la tabla que ofrece los datos relativos al IBEX 35:


Después de hacer click en el botón "Desde web" del grupo "Obtener datos externos" de la ficha "Datos"...



obtenemos la siguiente ventana...


donde debemos poner nuestra dirección web para tener en pantalla lo deseado:



PASO 2


Observamos que aparecen algunos iconos amarillos con una flecha negra dentro, como este:


Pues debemos hacer click en el icono amarillo que corresponda a los datos que queremos importar. Al hacerlo, cambia de color a verde y además la tabla pretendida se enmarca quedando seleccionada:


Ahora hacemos click en el botón "Importar" que hay en la esquina inferior derecha de la ventana:




PASO 3


... y sale en pantalla un cuadro de diálogo que nos pregunta por la ubicación de nuestra futura tabla en Excel:



Una vez hecha la referencia a una celda, a partir de la cual se insertará nuestra tabla, hacemos click en "Aceptar" y... ¡¡ya está!! :



Ahora, un poco de paciencia... para perfeccionar nuestra "obra de arte". Necesitamos decirle a Excel que la conexión al origen de datos que acaba de hacer, tiene que actualizarse con frecuencia. Para ello, vamos a hacer click en el botón "Conexiones" que hay en el grupo "Conexiones" de la ficha "Datos":


Y después hacemos click en "Propiedades..." de la conexión y posteriormente activamos las casillas deseadas en el cuadro "


Finalmente, si deseamos dar un formato y aspecto adecuado a nuestra tabla "recién nacida", no debemos utilizar el estilo automático para tablas de Excel 2007-2010, puesto que ello conllevaría la pérdida de la conexión (no de la tabla). Por tanto, debemos dar el formato "de forma manual":








Si desea llevar a la práctica todo lo que le hemos ofrecido en este artículo, puede asistir a nuestros cursos prácticos de Excel o puede solicitarlos in company:





Importar datos desde ... a Excel (1 de 5)


Con este, iniciamos una serie de artículos dedicados a aquellos usuarios que están interesados en enlazar los datos de otros programas y orígenes, con Microsoft Excel. Cuando decimos "enlazar", queremos poner en valor el hecho de que nos referimos a que los datos quedan importados.... y también enlazados de forma constante con Excel. Y esto.... esto es muy interesante por lo productivo y práctico. Muchas empresas tienen una aplicación de base de datos a la que les resultaría interesante enlazar Excel para poder procesar los datos de forma personalizada, pero siempre actualizada (ya sea Access, un programa de contabilidad o un ERP).

La verdad es que no es muy difícil conseguirlo y resulta muy práctico. Sólo tenemos que tener bien localizado nuestro origen de datos y realizar unos cuantos pasos que... dependiendo del tipo de archivo o fuente de información, serán de una forma u otra.

En esta serie de artículos, explicaremos cómo se importan y enlazan:

  • Tablas (reconocidas como tales por Excel) desde una página web
  • Tablas o consultas desde un archivo de access (mdb/accdb/...)
  • Tablas desde un archivo de base de datos (dbf)
  • Tablas desde un archivo de texto separado por comas, espacios, etc. (csv / txt)


Para terminar este preludio de una forma más práctica, diremos que en todos los casos anteriores, para iniciar la importación y conexión de datos debemos dirigirnos a la ficha "Datos" y una vez teniéndola activa, hacer click en el botón deseado (según el caso) dentro del grupo "Obtener datos externos":


El resto del proceso, como hemos dicho anteriormente, varía dependiendo del origen de datos pretendido, pero la idea es siempre la misma: Excel genera un archivo de origen de datos, donde almacena las propiedades y características del enlace. De esa forma, es posible que con la frecuencia deseada por nosotros, Excel pueda conectar y actualizar los datos automáticamente y sin mediar nuestra participación.

A continuación están los enlaces a los artículos correspondientes, para ver cada una de las posibiliadades de importación:

Ver:  Importar datos desde Archivos dbf a Excel (4 de 5)  ... en breve
Ver:  Importar datos desde Archivos de Texto a Excel (5 de 5)  ... en breve


José Manuel Pomares Medrano

domingo, 20 de mayo de 2012

Curso de Excel Profesional en Ciudad Real



Os presentamos el CURSO DE EXCEL PROFESIONAL que impartirá José Manuel Pomares Medrano en las aulas del COIIM (Colegio Oficial de Ingenieros Industriales de Madrid) en su sede CIUDAD REAL (C/Conde de la Cañada, 1  13001  Ciudad Real).


Las fechas de realización serán los días 4, 6, 11 y 13 de Junio, con un horario de 16:00 a 20:00 horas todos los días señalados.

El curso consta de 4 seminarios independientes (el alumno podrá elegir aquellos seminarios que más le interesen, o bien asistir a todos). Puede descargar el programa haciendo click en la siguiente imagen:



Los desempleados y estudiantes disfrutarán de un descuento del 20% sobre los siguientes precios:

Cada seminario:  60,00 €
Curso completo (4 seminarios): 200,00 €

Si desea más información sobre la forma de inscribirse, pueden llamar el teléfono 669 68 93 99, o bien enviar un correo electrónico a info@temporaconsultores.com

¿A quién va dirigido el Curso de Excel Profesional y qué utilidad encontrá el alumno?

Seminario 1 introduce al alumno en la utilización básica de Excel para aquellos que necesitan una base sólida y completa o para aquellos que quieren dar el paso de utilizar Excel 2003 a Excel 2007 o 2010. Desde un estudio de la nueva apariencia de Excel 2007-2010 y las acciones más básicas, hasta una introducción a las Tablas Dinámicas, pasando por el dominio básico de gráficos, filtrado y ordenación de tablas, formatos, validación de datos, configurar la impresión, etc. configuran los contenidos.

Seminario 2 es de máxima utilidad para personal administrativo-financiero y comercial, que manejan  listas, tablas o grandes cantidades de datos exportados a Excel desde los programas de gestión de sus empresas. Aprender a dominar las Tablas Dinámicas multiplica por 10 la velocidad y la productividad de un profesional a la hora de extraer y analizar información y conocimiento útil y de gran valor añadido de inmensas tablas difíciles de interpretar.

Seminario 3 constituye toda una especialización en Gráficos y Presentación de datos para todos aquellos que necesitan realizar informes en Excel para cliente, para otros responsables de departamento o para la gerencia de la empresa. Adios a las tablas y gráficos con formatos de aspecto poco profesional t difíciles de interpretar. Además de los procedimientos técnicos para conseguir gráficos y una presentación de datos de impacto, se ofrece al alumno todo un "libro de estilo" para conseguir resultados absolutamente profesionales.

Seminario 4 supondrá para el alumno un conocimiento avanzado de Excel, al dominar técnicas para automatizar tareas que son repetitivas y susceptibles de cometer errores (realización y modificación de macros mediante código VBA), así como la utilización de controles avanzados (listas desplegables, casillas de verificación, botones, cuadros de lista, etc. Todo ello, dará como resultado la capacidad de diseñar aplicaciones en Excel de aspecto y usabilidad profesional.

Metodología:

El alumno "aprende haciendo" (learning by doing) mediante los ejercicios y aplicaciones prácticas que recibe en propiedad en formato Excel para el aprendizaje durante los seminarios.



José Manuel Pomares Medrano


Mantener siempre actualizada una Tabla Dinámica en Excel



Todos los usuarios que utilicen Tablas Dinámicas, saben que estas deben ser actualizadas para que muestren los posibles cambios que hubiere en los datos de origen.



De forma básica, esta actualización se puede hacer de dos formas:

  • Manual:  mediante el botón actualizar que vemos en la ficha Opciones (sólo disponible cuando el cursor está situado en la Tabla Dinámica).
  • Automática: activando la casilla "Actualizar al abrir el archivo" que hay en la pestaña "Datos" del cuadro de diálogo "Opciones" que podemos activar desde la ficha "Opciones" (como hemos dicho antes, sólo disponible cuando el cursor está situado en la Tabla Dinámica".



Vamos, en este artículo, a proponer una tercera alternativa de actualización (automática) mediante una pequeña rutina de código que debemos introducir en el evento "open" de la hoja donde está alojada la Tabla Dinámica.

¿Cómo se hace esto?

Paso 1
  • Presionamos Alt + F11, o bien en la Ficha Programador, hacemos click en el botón "Visual Basic". Se abre el Editor de Visual Basic.
  • En el explorador de proyectos, seleccionamos la hoja donde está la Tabla Dinámica que queremos actualizar de forma automática:
  • Con el botón derecho, hacemos click en dicha hoja y seleccionamos "Ver código".
Paso 2

...hecho lo anterior, se nos abre una ventana a la derecha, donde debemos escribir:

Private Sub Worksheet_Activate()
ActiveSheet.PivotTables("
NombreTablaDinámica").PivotCache.Refresh
End Sub




...donde vemos que "NombreTablaDinñamica" debe ser el nombre de nuesrta Tabla Dinámica, el cual podemos previamente definir y ver en el campo "Nombre de Tabla Dinámica" que hay en la ficha "Opciones" de las Herramientas de Tablas Dinámicas (recordamos una vez más que debemos estar situados en la Tabla Dinámica para obtener esta ficha):



El efecto que hemos conseguido es que, cada vez que activamos la hoja donde hemos alojado el código, se actualiza la Tabla Dinámica.

Debemos recordar dos cuestiones:
  • Cada vez que actualizamos....¡¡se actualizan todas las Tablas Dinámicas del libro que tengan exactamente el mismo origen de datos!!.
  • No es necesario que la hoja que cause la actualización sea donde está la Tabla Dinámica.
Paso 3

No hay que olvidar que cuando introducimos código en un archivo de Excel, debemos "Guardarlo como..." un archivo de tipo .xlsm (Habilitado para macros). Por lo tanto, debemos ir a la pestaña Archivo (si estamos en Excel 2010, 2013 o 2016) o el botón de Office (si estamos en Excel 2007) y después elegir el comando "Guardar como..." y después el tipo de archivo que hemos comentado anteriormente.




... Aceptar.


  
José Manuel Pomares Medrano


sábado, 19 de mayo de 2012

Gráficos de Gantt en Excel para gestión de proyectos


Artículo actualizaro el 2 Mar de 2017

A la hora de hacer un gráfico de Gantt para la gestión de proyectos, una de las posibilidades es hacerlo mediante un gráfico de barras horizontales apiladas.



Explicaremos cómo hacerlo, partiendo de una tabla con datos de ejemplo en la que se registra la evolución de unos cuantos proyectos, los cuales tienen una fecha de inicio y una fecha final prevista. Ambas fechas se relacionan con la fecha del día actual para calcular los días que se han trabajado en el proyecto y los días que quedan por trabajar (solo se tienen en cuenta los laborales y se pueden especificar los días festivos del país, dentro de cada proyecto):



El sistema para hacerlo consiste en aprovecharnos de que para Excel, las fechas son realmente números a los que les da un formato especial. Es decir, la fecha 18 de Mayo de 2012, realmente es el número 41.047 el cual es convertido por Excel en fecha cuando asignamos un formato como tal. De la misma forma, el día 1 de Enero de 1900, corresponde al número 1.

Es decir, para los "ojos" de Excel, la anterior tabla sería así:


Si nos damos cuenta, por ejemplo, podríamos "apilar" los números 41014, 33,43 del proyecto 9 en un gráfico de barras horizontales apiladas


 y tendríamos algo así:



El límite izquierdo de la serie naranja de la barra representa el día nº 1 (1 de Enero de 1900), el límite derecho de la misma zona naranja, representa el nº 41014 (Fecha de inicio o 15 de Abril de 2012), la zona verde oscuro representa los días trabajados (33) y la zona verde claro representa los días que faltan para el final (43).

Si representáramos varios proyectos en esta situación, quedaría todo así:





Esto empieza a parecerse a una gestión de proyectos, pero prosigamos para perfeccionar algo más nuestro gráfico.

Observamos que Excel ha asignado una escala automática en la que la primera fecha es el 31-Jul-11 (y no el 1 de Enero de 1900 como podría pensarse en un principio):



Aun con estas "buenas intenciones" de Excel, esto provoca que haya demasiada (e innecesaria) zona naranja en las barras. Lo podemos solucionar obligando a que la escala sea "fija" (y no "Automárica) y comience con una fecha más cercana que bien podría ser el 1-01-12 (el proyecto 1 que comenzó en primer lugar). Lo haríamos así:


Y quedaría así:





Nos queda un detalles más: mejorar el aspecto haciendo que la serie naranja sea transparente. 
Esto se hace haciendo click con el borón derecho en la serie y eligiendo "sin relleno" en el menú contextual, quedando así:


Observamos que hemos dado un formato "personalizado" a las etiquetas de las series:


Esto se puede hacer con coble click en una de las etiquetas y seleccionando "Formato de etiquetas de datos...". Después "construimos" un formato personalizado y lo agregamos:



Vemos con más detalle el resultado final:



Podemos descargar el archivo del ejemplo que nos ha acompañado en este artículo, desde aquí:

https://www.dropbox.com/s/2wbrh2of4f4cyml/Grficos%20de%20Gantt%20para%20gestin%20de%20proyectos.xlsx?dl=0


  José Manuel Pomares Medrano



sábado, 12 de mayo de 2012

20 consejos sobre gráficos y una norma desesperada


Con una alegoría a la obra de Pablo Neruda, titulamos este artículo con vocación humilde de ser un "libro de estilo" a la hora de representar datos en gráficos.




Terreno resbaladizo este, pues lo que para unos puede suponer la máxima expresión de la elegancia y practicidad en gráficos y presentación de datos, a otros les pudiera parecer que se trata de algo insulso que no transmite ni"emoción" ni información suficiente.

Por otro lado, recomendamos encarecidamente que se consulte previa o simultáneamente a la lectura de este artículo, el post: Las 12 partes más importantes de un gráfico.

Comencemos....:

Consejos sobre el Área de trazado y el Área del gráfico:

Consejo 1: No poner fondos oscuros al Área del gráfico. Si es posible, transparentes o blancos o como mucho, degradados muy suaves.
Consejo 2: El Área de trazado debe ser transparente (sin relleno).
Consejo 3: Utilizar líneas de división horizontales sólo cuando se utiliza el Eje vertical y a la Serie no le hemos añadido etiquetas con los valores. Si se utilizan, deben ser de color gris claro u otro muy suave.
Consejo 4: Si el gráfico es de línea y no se utilizan marcadores, se pueden utilizar líneas de división verticales como referencia visual, especialmente cuando es importante para el análisis e interpretación de la información relacionar cada punto de datos con cada valor del Eje horizontal. Otra opción es utilizar "Líneas de unión".




Consejos sobre las Series:

Consejo 5: No utilizar más de 5 series de forma simultánea, puesto que de otra forma generarían demasiada confusión al usuario.
Consejo 6: No utilizar más de 5 o 6 porciones en un gráfico circular. Si disponemos de más secciones, y especialmente si algunas de ellas son menores al 5%, debemos utilizar un subgráfico circular. Adicionalmente , si una de las porciones contiene información crítica, utilizar la separación de la porción.
Consejo 7: Si queremos comparar 2 series en un gráfico de columnas, podemos optar por superponerlas a modo de termómetro (dando a la de abajo un ancho de línea mayor). Si necesitamos comparar más de 2 series, podemos mostrarlas agrupadas unas junto a otras con distintos colores y enfatizando aquellas series que queremos sean el centro de atención.
Consejo 8: En gráficos de líneas, utilizar la opción "líneas suavizadas".
Consejo 9: En gráficos de líneas, evitar los Marcadores.



Consejos sobre las Leyendas:

Consejo 10: Evitarlas si sólo hay una serie en el gráfico o si no lo consideramos necesario.
Consejo 11: Si hay pocas series, situar la Leyenda encima (en la parte superior del Área de trazado y debajo del Título del gráfico). Si hay muchas, colocar la Leyenda a la derecha. En cualquier caso, utilizar un tamaño de fuente suficientemente grande para facilitar su visualización.
Consejo 12: Si utilizamos un eje vertical y quizá líneas de graduación, quiere decir que no nos hacen falta etiquetas de datos para conocer los valores de cada punto de datos de las series. De esta forma, podríamos utilizar una etiqueta de dato para que represente el nombre de la categoria y haga las funciones de Leyenda, aunque más práctica al estar más cerca de la serie.

Ver estos 4 consejos con explicaciones ampliadas y con imágenes, en otro artículo

Consejos sobre el Eje horizontal:

Consejo 13: Los nombres que aparecen en el Eje horizontal (normalmente representan tiempo: días, meses, trimestres, años, etc.) deben estar (si es posible) en horizontal, NO en vertical o diagonal.

Consejo 14: Si los nombres que aparecen en el Eje horizontal fueran demasiado largos para respetar lo anteriormente dicho, se debería utilizar un gráfico de barras.

Ver estos 2 consejos con explicaciones ampliadas y con imágenes, en otro artículo

Consejos sobre el Eje vertical:

Consejo 15: Si hay mucha variación entre los valores de dos series, se deberían utilizar escalas logarítmicas o bien utilizar dos ejes (el eje primario y el secundario).
Consejo 16: Si se alcanzan valores millonarios en la escala, mostrarla en millares.
Consejo 17: No utilizar decimales en la escala, excepto si se manejan datos muy pequeños y cuya precisión en el análisis es vital.
Consejo 18: Si hay pocos puntos de datos en el Eje horizontal, agregar etiquetas de datos y NO utilizar el Eje vertical.

Ver estos 4 consejos con explicaciones ampliadas y con imágenes, en otro artículo

Consejos sobre Tipos de gráficos:

Consejo 19: NO a los gráficos circulares si se dan alguna de las siguientes circunstancias:
        1. Queremos representar algo que evoluciona a lo largo del tiempo.
        2. Las porciones serán muy parecidas y no se va a ditinguir las diferencias.
        3. Necesitamos representar varias series
Consejo 20: Si necesitamos representar 3 variables podemos utilizar gráficos de burbuja, pero si el lector o usuario no está acostumbrado a interpretar información de esta forma podría tener dificultades. Por ejemplo, el % beneficio (representado por el tamaño de cada burbuja), las ventas (representadas por la altura de la burbuja en el eje vertical) y el nº de pedidos tramitados (representadas por el desplazamiento de cada burbuja hacia la derecha en el eje horizontal) de una determinada línea de ventas en una empresa.

Ver estos 2 consejos con explicaciones ampliadas y con imágenes, en otro artículo

Y por fin... una norma desesperada:


Por favor....NO a los gráficos en 3D y a las texturas.



Vemos en el anterior gráfico que los datos de "José" en el mes de "Marzo" ¡¡no se ven!! por culpa del efecto 3D. Imaginemos que este gráfico forma parte de un plan de negocio que intenta convencer a unos inversores....   ¡no comment!





¿Qué necesidad tenemos de dar tanta importancia visual al fondo del gráfico... si lo que queremos transmitir es la información económica de una empresa?


Por lo tanto, SI a los fondos no estridentes y a la sobriedad de las 2 dimensiones.



Reiteramos que pueden ver los 20 consejos con los detalles ampliados (instrucciones de cómo llevarlos a cabo) e imágenes, agrupados en los siguientes 6 artículos:

4 consejos para dar formato al área de un gráfico
5 consejos para dar formato a las series de un gráfico
3 consejos para dar formato a la leyenda de un gráfico
2 consejos para dar formato al eje horizontal de un gráfico
4 consejos para dar formato al eje vertical de un gráfico
2 consejos sobre el tipo de gráfico a utilizar