Cómo imprimir correctamente con Excel en 3 pasos

 ¿A quién no le ha pasado alguna vez que, tras hacer clic en el botón "Imprimir" ha visto a parecer un cuadro de diálogo en la pantalla que dice...

... es entonces cuando nos llevamos las manos a la cabeza y pensamos ¡¡¡¿¿¿ 121 páginas van a imprimirse???!!!

Si ocurre esto y verdaderamente no queríamos imprimir 121 páginas, quizá lo que ocurra es que no hemos configurado bien la impresión de nuestra hoja de Excel. Si queremos imprimir en Microsoft Excel necesitamos configurar algunos aspectos clave para que el programa conozca, al menos, tres cosas importantes:

1. ¿Qué celdas queremos imprimir ?
2. ¿Qué queremos que aparezca en cada hoja impresa?
3. ¿Qué márgenes necesitamos en cada hoja impresa?

Por lo tanto, esta cuestión se convierte en vital pero, a la vez, muy fácil de solucionar. Tan solo tenemos que cumplir los siguientes 3 pasos antes de hacer clic en el botón "Imprimir".

PASO 1: Establecer el área de impresión

El primer paso consiste en "decirle" a Excel dónde está el rango de celdas que queremos imprimir. Tenemos que tener en cuenta que en Excel hay más de 16.000 columnas y más de 1.048.000 filas que dan lugar a millones de celdas. ¿Por qué iba Excel a saber qué celdas, entre todos los millones existentes, son las que nosotros queremos imprimir?.

Así las cosas, el primer paso hacia la impresión es "Establecer el área de impresión". Esto se hace desde la ficha "Diseño de página":

Una vez hecho esto y, aunque parezca que no ha ocurrido nada, Excel ya sabe qué es lo que queremos imprimir.

PASO 2: Establecer la escala

Establecer la escala significa decirle a Excel cómo queremos repartir toda la zona o área de impresión en páginas. Excel nos ofrece 3 opciones preconfiguradas (en las versiones de Excel 2010, 2013 y 2016 se encuentran en la ficha Archivo / Imprimir) que se ajustarán a nuestras necesidades en la mayoría de los casos (además de "Sin escalado"):

• Ajustar hoja en una página: sirve para que el área de impresión establecida en el paso 1 aparezca íntegramente en una página. Tenemos que tener en cuenta que si el área de impresión es muy extensa, cuando Excel obliga a comprimirla en una sola página, es posible que se vea muy pequeña
• Ajustar todas las columnas en una página: sirve para que el ancho del área de impresión se ajuste al ancho de una página, haya las columnas que haya. También debemos tener en cuenta que si hay muchas columnas es posible que el tamaño se reduzca damasiado. Una primera solución a intentar sería cambiar la orientación del papel de "vertical" a "horizontal". En cualquier caso, esta es la solución que mejores resultados suele tener.
• Ajustar todas las filas en una página: de forma similar a la primera de las opciones comentadas, todo el contenido del área de impresión se ajusta y comprime para que todas las filas estén visibles en una sola página... aunque haya columnas que deban imprimirse en otras páginas.

PASO 3: Establecer los márgenes adecuados

Como última configuraciòn recomendable está la configuración de los márgenes. Es decir, el espacio que hay entre el texto y el borde de la página impresa.

La configuración de los márgenes podemos conseguirla por varios caminos. Pero uno de los más directos es desde la ficha "Diseño de página" y después desplegando el comando "Márgenes"...

 ... tan solo queda elegir la opción deseada.

Está claro que hay más configuraciones posibles (y en algunos casos necesarias) como el tamaño del papel y la orientación (vertical u horizontal), pero las 3 descritas en este artículo son las más importantes que no debemos obviar nunca si queremos que nuestras impresiones cumplan con unos mínimos.

José Manuel Pomares Medrano