Buenas prácticas: Estructura y tipos de hojas en Excel

Nos disponemos a diseñar desde el principio una hoja de cálculo. Hacemos doble click en el icono de Microsoft Excel. Aparecen en pantalla las tres hojas vacías que por defecto proporciona la aplicación. Tenemos todo un mundo por delante. Todo por hacer. Hay que poner los cimientos.

Es imprescindible que no vayamos improvisando la forma de estructurar nuestro libro de Excel (la cantidad, orden y función de cada una de las hojas), sino que debemos ceñirnos en alguna medida, a una estructura óptima que está probada y que nos beneficiará a largo plazo en nuestro trabajo con Excel.

Es decir, con una buena estructura de hojas en nuestro libro, conseguiremos...

• Que nuestro libro de Excel sea escalable sin necesidad de copiar y pegar hojas para añadir datos del próximo mes, año, etc.
• Que no sea necesario editar y modificar fórmulas durante la utilización de nuestro libro de Excel. Una vez terminado el diseño de nuestro libro nunca se debe editar o modificar una fórmula.
• Que otros usuarios puedan utilizar nuestro libro de Excel de forma intuitiva y rápida. Es decir, no perdiéndose en una maraña de hojas sin orden ni objetivo claro.
• Que nosotros mismos, como desarrolladores del libro de Excel, podamos mantenerlo o ampliarlo  en un futuro en caso de ser necesario. Si no hay una estructura clara, no seremos capaces de entender nuestro propio trabajo.
• Que nuestro libro de Excel sea seguro y exento de errores y sorpresas
• Que nuestro libro de Excel aporte el máximo valor con los mínimos recursos

Basándonos en los consejos del apartado BPMS 1-3 Sheet content, del libro Best Practice Spreadsheet Modelling Standards & Conventions (Version 6.1) de la Spreadsheet Standards Review Board (SSRB), pasamos a orientar al lector de cuál sería la estructura y los tipos de hojas que deben estar presentes en cualquier libro de Excel que pretenda gestionar datos, información y conocimiento de forma eficiente.

Tipos de hojas en una aplicación basada en Excel

1. HOJA DE CONFIGURACIONES, TABLAS AUXILIARES Y TABLAS DE BÚSQUEDA

Llamadas "Lookup Sheets" por la SSBR, pueden ser hojas que contienen:

• Datos y supuestos que se asumen de partida y no son modificables por el usuario ("Non-Assumptions"). Por ejemplo, una serie de meses que será utilizada como títulos para la realización de gráficos posteriormente o como origen de datos para otras hojas.
• Datos y supuestos que pueden ser modificados ("Assumptions") . Por ejemplo, un dato que debe ser posible modificar por el usuario sería el beneficio exigido en un Plan de Viabilidad Económico-Financiero.

2. HOJA DE PORTADA

Como su nombre indica, debemos dotar al libro de una hoja al principio en la que se exprese:

• El nombre de la aplicación
• Notas sobre la aplicación:
• Descripción del contenido de la aplicación
• Instrucciones generales de uso: ¿por dónde empezar?
• Advertencias y peligros de uso

3. MENÚ GENERAL, TABLA DE CONTENIDOS O ÍNDICE

Debe haber una hoja que facilite al usuario ir adonde lo necesita. La hoja debe contener botones o bien enlaces mediante hipervínculos y estos deben contener iconos o texto descriptivo en cada opción.

4. PORTADA DE SECCIÓN O SUBMENÚ

Si bien decíamos que es conveniente la existencia de un menú general, éste no debe contener demasiados items, sino que es conveniente estén presentes los más generales. Cada uno de ellos, dirigirá al usuario a otros SUBMENÚS o  PORTADAS DE SECCIÓN.

5. HOJA CON UN ESQUEMA VISUAL DEL MODELO

Siendo fieles a las recomendaciones de la SSBR, es conveniente tener una hoja donde de forma esquemática y visual podamos, desde un principio, ver cuál es el flujo de datos e información a lo largo de las distintas hojas. Esto ayudará al diseñador de la aplicación, pero también se puede poner a disposición del usuario mediante algún botón o enlace.

6. HOJAS EN BLANCO

La SSBR, concibe que los libros de Excel pueden imprimirse de forma íntegra posteriormente (algo que, sinceramente, pienso que es muy dudoso) y que cada hoja tendrá una salida por impresora en determinado orden. Por ello, y al modo de algunos libros que dejan hojas en blanco entre secciones o capítulos, tiene justificación esta recomendación. El lector decidirá si esto es conveniente para su libro de Excel.

7. HOJAS DE INTRODUCCIÓN O IMPORTACIÓN DE DATOS

Llamadas "Time Series Assumptions sheets" por la SSBR, son las hojas donde recibimos los datos de un ERP u otro programa (en el caso de que los datos ya estén generados y sean importados), o bien las hojas donde vamos introduciendo los datos (en al caso de que se generen día a día)

8. HOJAS DE ANÁLISIS E INFORMES

Llamadas "Time Series Output Sheets" por la SSBR, son las hojas que combinan los datos de las "Time Series Assumptions sheets" para ofrecerlos de forma comprensible al usuario como informes para ver o imprimir, pero NO para introducir o importar ningún dato.

9. HOJAS DE GRÁFICOS O CUADROS DE MANDO

Llamadas "Chart Sheets" por la SSBR, son hojas que transmiten conocimiento e información de alto valor mediante gráficos y cuadros de mando intuitivos. Están orientadas a la toma de decisiones y a personal que no necesariamente tiene conocimientos especializados, por lo tanto deben tener la cualidad de transmitir bien lo que se quiere expresar. En este tipo de hojas, el usuario nunca debe tener la posibilidad de introducir datos, aunque SI deberían ser hojas interactivas mediante controles especiales (botones de opción, listas desplegables, cuadros de lista, etc.)

Si ordenamos todo esto en una pirámide que exprese el flujo de información de forma correcta, podría resultar una imagen como la mostrada al principio de este artículo.

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