Modelización de datos en Excel

Iniciamos con este post, una serie de 5 artículos (quizás los más importantes de este blog y los que primero deberían ser leídos porque componen la base que todo usuario de Excel debería, al menos, conocer mínimamente), dedicados a conocer la forma ideal de organizar y estructurar los datos (modelizar) en un libro de excel con el fin de evitar los errores que más frecuentemente se comenten a la hora de diseñar una aplicación de Excel en el ámbito de la Dirección Financiera, Comercial o en cualquier otro contexto.

¿Cuales son los problemas más habituales al diseñar nuestras hojas de cálculo?

Cuando detectamos la necesidad de diseñar una aplicación en Excel para gsetionar determinados procesos en cualquier área de una empresa, nos abalanzamos sobre la Hoja1 en blanco que genera automáticamente Excel al abrirlo y empezamos a "pintar"aquello que nosotros queremos ver en un momento dado. Una vez hecho, hacemos doble click en la pestaña de la hoja y le asignamos un nombre, por ejemplo: "Factura Enero" o bien "Nóminas Enero". La imagen de lo descrito, bien podría ser similar a este sencillo ejemplo:

Tenemos la sensacion de que está todo controlado hasta que llega Diciembre y necesitamos sumar todos los totales mensuales para obtener el anual. Para ello estamos obligados a crear una nueva hoja consolidando todo. Aun así, nos llegarán más problemas con esta estructura de datos en la que cada mes corresponde a una hoja:

• ¿Y si el gerente nos pide los totales entre Julio de un año y Junio del siguiente año... tendremos que construir otra tabla para consolidar todos los meses?
• ¿Y si queremos saber los totales por trabajador... también tendremos que construir otra tabla a tal efecto?
• ¿Y si el Director de Producción nos pide un resumen de los sueldos de todos los trabajadores de su departamento, de los últimos 5 meses... tendremos que diseñar otra tabla para poder satisfacer la necesidad del responsable del área productiva?
• ¿Y si queremos saber el IRPF trimestral... tendremos que construir otra tabla para ello?
• ¿Y cuando llevemos 3 años acumulados... tendremos que manejar 36 pestañas (una por cada mes)?

De esta forma, nos pasaremos los días continuamente construyendo informes y más informes con hojas y más hojas en un libro... siempre copiando y pegando en el mejor de los casos. (por no hablar de algunos usuarios que agravan hasta el límite todo lo comentado, alojando en cada libro o archivo un año completo... o peor aun en cada libro o archivo un mes sólamente... o mucho peor..¡¡¡¡Horror!!!! en cada archivo, una factura)

La mayoría de las veces, se da la circunstancia de que hay que escribir una y otra vez un mismo nombre de cliente, trabajador, etc. o actualizar una fecha en cada hoja o en cada tabla, con la consecuente pérdida de tiempo y de fiabilidad, puesto que todo esto se presta a multitud de errores y olvidos.

¿Por qué ocurre esto?

Todos estos errores ocurren porque a la hora de diseñar nuestro trabajo en Excel, lo hacemos pensando gráficamente en lo que necesitamos al final (una tabla con unos determinados campos) y simple y directamente lo plasmamos construyendo una tabla a imagen y semejanza de nuestro primer pensamiento. Es decir, empezamos construyendo al principio lo que queremos como objetivo final. Como dice el refrán: pan para hoy (rapidez) y hambre para mañana (lentitud, problemas y errores): la arquitectura de los datos no es la correcta para que pueda ser consultada de forma dinámica y desde varios puntos de vista o dimensiones.

¿Qué es modelizar los datos?

Modelizar significa organizar todos los datos que tenemos a nuestra disposición, agrupándolos según unos criterios determinados, mediante tablas. Cada grupo de datos (tabla) contiene uno o varios campos que tienen alguna relación con algún/os campo/s de otras tablas.

La dificultad y el "arte" de modelizar estriba en decidir qué datos pueden y deben estar agrupados en una misma tabla y, posteriormente, decidir como se van a relacionar estas tablas. Para ello, entre otros requisitos, es fundamental conocer a fondo la empresa y el contexto de necesidades que mueve a diseñar una aplicación en Excel.

¿Como se modelizan los datos?:  Este es el principal contenido de nuestro siguiente artículo...

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  José Manuel Pomares Medrano