Cómo hacer un Dashboard económico-financiero con Excel (2)

En este post, vamos a desarrollar los puntos que conforman las líneas maestras de la planificación de un dashboard económico - financiero para una definitiva comprensión. El objetivo no es empezar el desarrollo con Excel. El lector tan sólo debe reflexionar, tomar notas y hacer un esquema de todo cuanto se aconseja a continuación.

Queremos insistir al lector (para que no pierda de vista el contexto) en algo que ya dijimos en la primera entrega de esta serie de articulos: "...cuando hagamos referencia a "Dashboard", se supone que estamos teniendo en cuenta también la estructura que lo soporta y no sólo la página que contiene los KPI's". Aunque es cierto que en muchos contextos nos referiremos a la página o páginas que contienen precisamente esos indicadores.

DEFINIR EL OBJETIVO GENERAL

Es necesario pedir al que será lector final del dashboard, cuál es el problema que ha considerado suficiente para pensar en necesitar información económico-financiera para la toma de decisiones. Podría ser la necesidad de controlar una nueva unidad de negocio, o quizá la necesidad de controlar la evolución de las ventas en distintas líneas o gamas de productos para guiar la política de ventas, o tal vez cualquier otra razón similar. En definitiva:

El objetivo final debe ser nuestra primera ocupación

DEFINIR LOS DESTINATARIOS DEL DASHBOARD

Es necesario prestar atención a algunos aspectos sobre los destinatarios o "consumidores" finales de un dashboard. El dashboard...

• ...¿Será leido e interpretado por personal interno de la empresa o será presentado a entidades financieras, proveedores u otros agentes? Los contenidos deberán adaptarse a las necesidades y el objetivo, la confidencialidad requerida, etc.
• ...¿Qué lugar ocupan los destinatarios en la organización de la empresa y que formación tienen? No es lo mimso un dashboard dirigido a un responsable de área, que a un gerente con formación en Ciencias Empresariales, que al Director General de la compañía (sin formación específica en materia de empresa y finanzas, pero con conocimientos generales), que a los socios accionistas. Cuanto más alto sea el nivel jerárquico la información debe ser más gráfica e intuitiva y con ausencia de tablas y terminología económica. Tan sólo en el caso de cuadros de mando o informes para responsables de área, deben incluirse tablas en combinación con gráficos y términos técnicos.
• ...¿Será necesario interactuar con el dashboard? Si va a ser interpretado de forma estática (incluido en un Power Point, en un PDF, etc.) no podremos interactuar para acotar fechas, seleccionar líneas de negocio, formato de los datos, etc. Esto nos obligará a afinar mucho con el contenido, puesto que deberá ser exactamente lo que el destinatario necesite. Sin embargo, si es posible interactuar, habrá que utilizar controles especiales como listas desplegables, botones de opción, etc., y deberá ser tenido en cuenta a la hora de definir los KPI's y su distribución en la página.

DEFINIR LOS KPI's

Un KPI es un indicador del nivel de cumplimiento de un objetivo relevante en uno o varios procesos de negocio. Por lo tanto, un KPI nos debe reclamar atención e intervención ante algo que se está desviando de lo establecido como objetivo. Los KPI's que debemos elegir para nuestro dashboard deben dar soporte a nuestro objetivo general. No debemos incluir un dato sólo porque lo tenemos disponible.

Un truco para ayudarnos a configurar nuestros KPI's es formular las preguntas que deben ser contestadas por éstos (basadas en el objetivo general que se comentaba en el punto anterior) y disponerlas en una página como si fuera nuestro futuro dashboard.

..Después, podremos variar este boceto y adecuarlo a ciertos criterios de uso óptimo del espacio en la página (ver el artículo "Cómo construir un Dashboard económico-financiero (3)"). En el ejemplo de arriba, al final del proceso de desarrollo del dashboard, el "boceto" anterior terminó siendo así:

Este es un Dashboard totalmente temático, puesto que analiza sólo la producción de una empresa (las ventas  o facturación, regularizadas con la variación de exsistencias de productos en curso y terminados), pero podría ser un dashboard que en una sóla página aportara la información mas relevante de varios aspectos de una compañía, como pueden ser los costes fijos, variables, de la producción, etc., así como el beneficio, cash flow u otros.

DEFINIR LAS FUENTES DE DATOS

Uno de los sentidos de tener explícito el anterior punto (definición de KPI's) es precisamente, saber de dónde tenemos que extraer los datos.

Imaginemos que vamos a desarrollar un dashboard para un responsable del departamento comercial y, a requerimiento suyo, debemos incluir un KPI con el período medio de cobro a clientes en un período detemrinado. Para ello y, según la fórmula del PMC (Período medio de cobro), necesitaremos saber:

• La facturación neta realizada en el período al cliente
• El saldo medio de deuda que ese cliente ha mantenido con la empresa en el período

El motivo es que el PMC=365 / (Ventas / Saldo medio deuda cliente). O lo que es lo mismo, para un cliente al que se le haya facturado 600.000 € en un año y haya mantenido una deuda de 100.000 € como promedio, el PMC habría sido de 61 días (2 meses aprox).

Conclusión: debe ser posible encontrar en algún sitio de nuestro sistema de información los datos enumerados anteriormente. Por ejemplo, si tuviéramos acceso al "Libro Diario" del programa de contabilidad o al "Libro mayor" de la cuenta 430xxxxxx, podríamos importarlo a formato Excel y a partir de ahí sólo tendríamos que filtrar los movimientos en un período determinado y añadir una columna que genere un acumulado. Posteriormente, para saber la deuda media, calculamos el promedio del acumulado.

De forma similar, la facturación neta sería fácil obtenerla de ese "Libro Diario" filtrando por la cuenta 70xxxxxx y totalizando los registros obtenidos en un período determinado.

Este podría ser un ejemplo, pero debemos reflexionar sobre todos los KPI's que pretendemos incluir y sobre sus orígenes de datos. 

DEFINIR LAS DIMENSIONES Y LOS FILTROS

Dimensiones

Las dimensiones son todos aquellos campos que NO son el valor en euros. Dicho de otra forma, son aquellos campos por los que podríamos consultar cosas sobre el campo protagonista que es el valor en euros. Si nos fijamos en la tabla del punto anterior, vemos que hay 3 campos de dimensión:

• La fecha
• El código de cuenta
• El nombre de la cuenta

El cuarto campo es el propio valor en euros y NO es una dimensión. El quinto campo es añadido después de importar los datos del ERP o del programa de contabilidad y su utilidad es reflejar el acumulado.

Por ejemplo, si en nuestro dashboard  quisiéramos introducir un gráfico de tarta para ver la distribución por líneas de negocio, deberíamos conseguir un campo adicional con la dimensión "Línea de negocio".

Filtros

Antes hemos definido y entendido lo que son las dimensiones. Pero lo más frecuente es que no necesitemos todos los registros que tenemos de nuestra base de datos original. A veces, necesitaremos extraer de ella una tabla ya filtrada mediante fórmulas o funciones de forma continua y como origen de datos de un KPI determinado. Otras veces necesitaremos que los filtros los aplique el usuario de forma interactiva mediante listas desplegables, botones de opción, cuadros de lista, etc. Debemos planificar adecuadamente todo ello.

Ejemplo de filtros en los que el usuario decide interactuando

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