Cómo hacer un Dashboard económico-financiero con Excel (3)

En este artículo hablaremos de 4 principios en el diseño de un dashboard o cuadro de mando económico-financiero.

1. Simplicidad

• Un dashboard debe ocupar una sóla página y preferentemente con orientación horizontal o apaisada. No debe ser necesario hacer scroll en nuestra pantalla de ordenador , ni tampoco pasar de una página a otra en caso de leerlo en papel. Si necesitamos tantos indicadores que no podemos "encajarlos" en una sóla página, tenemos que considerar dividirlos en dos temas distintos y realizar dos dashboards. Por ejemplo, si no hay espacio suficiente en una página para todos los KPI's de costes de una empresa, podemos separarlos por tipo de coste (Coste fijo / Coste variable o bien Costes generales / Costes de la producción, etc.) en varios dashboards.

• No incluir demasiadas tablas y listas. Hablamos de diseñar un dashboard, no un informe ni un scorecard. Un dashboard debe incluir KPI's que comparen de forma visual lo conseguido respecto de las metas a conseguir. Sin embargo, un scorecard ofrece una información principalmente numérica en forma de tablas (y a veces indicadores gráficos que casi siempre muestran la evolución y tendencia), pero orientado a la toma de decisiones más operativa y menos estratégica. Además, los scorecard (a diferencia de los dashboard) se actualizan y son consultados con más frecuencia y están dirigidos a mandos intermedios.

• Formatos austeros. NO a la fantasía. Sobre esto, recomendamos encarecidamente que el lector revise el articulo "20 consejos sobre gráficos y una norma desesperada". En definitiva, se trata de maximizar el "data-ink ratio" o "ratio información / tinta" por centímetro cuadrado. Concepto este introducido por el experto en visualización de datos, Edward Tufte.

2. Uso adecuado del espacio en la página

Si bien en un dashboard sólo debe aparecer información relevante y que aporte conocimiento para la toma de decisiones, dentro de la colección de KPI's que decidimos incluir, no todos tienen la misma importancia y eso es motivo de plantearse la pregunta ¿Qué lugar debe ocupar cada KPI? La respuesta la tenemos en el siguiente esquema:

La numeración de los cuadros anteriores, representa el orden de importancia de cada zona y el orden en el que la mayoría de lectores focalizan su mirada en cada espacio (según el proyecto "Eyetrack III" del "Pointer Institute" , del cual se pueden obtener interesantísimas conclusiones).

3. Intuitivo

Cualquier persona debería poder entender qué tipo de información ofrece el dashboard y su contexto. Sería una buena idea poner esto en práctica con algún conocido que no haya intervenido en el desarrollo. Si esa persona necesita preguntar repetidas veces sobre el significado de las distintas partes del dashboard, es que algo no va bien.

Quizá son necesarios algunos títulos más... o quizá menos. Quizá los gráficos no son adecuados o quizá falta o sobra información numérica de apoyo. También es posible que algunos KPI's o títulos no estén suficientemente resaltados o en el lugar adecuado. Otras causas de confusión pueden ser los formatos aplicados a los números.

Títulos

• Ineludiblemente, el dashboard debe incluir un título haciendo referencia al rango de fechas al que se refiere la información económica.
• Debe quedar muy claro cuál es la fecha última de actualización de los datos que nutren al dashboard
• Los títulos han de ser descriptivos, evitando las siglas o símbolos que produzcan confusión.
• Una técnica que se puede aplicar a los títulos, es aplicarle unos colores muy suaves, precisamente para realzar la importancia de los datos.

Formatos

• Es conveniente usar el punto de los millares, porque facilita la lectura:

NO:  2354890               SI:  2.354.890

• Usar decimales sólo si el contexto de los datos lo requiere. Por ejemplo, si las cifras que se manejan son muy pequeñas. Sin embargo, si representamos cifras "millonarias", no es necesaria la utilización de decimales en un dashboard que va a ser interpretado para la toma de grandes decisiones.
• Usar el símbolo del € o de la moneda correspondiente, sólo cuando sea estrictamente necesario. Si el dashboard está desarrollado en español, va a ser leído por personas de nacionalidad española y además referido a las ventas de una empresa española ¿qué necesidad hay de reflejar el tipo de moneda?
• Si las cifras representan varios millones, se pueden mostrar en "miles".

4. Interactivo y configurable

Interactivo

Nuestro "Tablero de a bordo" debe ofrecer la posibilidad de que el usuario modifique algunos parámetros  o "dimensiones" mediante ciertos controles. Es decir, debemos proveer a nuestro dashborad de listas desplegables, botones de opción, casillas de verificación, etc. que sean capaces de:

• Seleccionar rangos de fechas (podemos ver como ejemplo de vanguardia, los nuevos controles de escala de tiempo de Excel 2013)
• Seleccionar formatos de presentación (euros, porcentajes, unidades, etc.)
• Seleccionar el tipo de presentación (alternar entre gráficos de un tipo u otro)
• Seleccionar lo que se quiere ver (podemos aprovechar un mismo espacio de nuestro dashboard para alternar entre presentar un gráfico de tarta con la distribución de ventas por líneas de negocio, o bien presentar una línea de tendencia de la producción del período)
• etc.

Configurable

En casi cualquier aplicación de Excel, hay ciertos parámetros que no son inamovibles a lo largo del tiempo y tampoco válidos para cualquier empresa. Por ejemplo:

• Podríamos incluir en determinados títulos el nombre comercial de la empresa, pero, ¿qué ocurrirá si algún día cambia dicho nombre?
• Podríamos incluir en las formulas que lo requieran el tipo de IVA vigente, pero, ¿qué ocurrirá si hay un cambio al respecto?
• Podríamos imputar los costes de alquiler según un porcentaje de ocupación determinado, a las distintas áreas funcionales de la empresa, pero, ¿qué pasaría si algún día la empresa hace reformas  y redistribuye el espacio debido a nuevas necesidades?

Por lo tanto y según estos ejemplos, nos damos cuenta de que es necesario que el usuario tenga acceso a estos parámetros mediante una hoja que permita su edición cuando sea necesario.

5. Navegable

Ya hemos dicho en otros artículos que para desarrollar un dashboard en un libro de Excel, es necesaria una estructura con varias hojas de distinto tipo y funcionalidad. Por lo tanto, lo ideal es dotar a la aplicación de un sistema de navegación mediante links y/o botones. Este tema lo podemos ver desarrollado en el artículo "Buenas prácticas: Navegar por un libro de Excel".

En el siguiente artículo de esta serie y después de haber planificado y tomado multiples decisiones sobre los KPI's necesarios y la forma en la que se representarán estos, entramos en la recta final de la planificación. Se trata de establecer la forma de organizar los datos en distintas hojas, desde el principio, hasta que estos están representados en un dashboard. Es decir, conoceremos las 3 capas o fases de la información: desde que el dato se genera o importa de otra aplicación, hasta que está presentado en forma de KPI, pasando por procesos y cálculos intermedios mediante fórmulas, funciones y tablas.

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