miércoles, 14 de septiembre de 2011

Listas desplegables en Excel


Una lista desplegable es una herramienta que proporciona Excel, mediante la cual, se nos permite elegir entre una serie de items (lista de palabras, frases, fechas o números).


Cuando creamos una lista desplegable, los items que deseamos poder elegir más adelante, pueden tener distintos orígenes: introducirse en manualmente separados por el signo de punto y coma, tener origen en un rango de celdas de la hoja de calculo donde se encuentra la lista desplegable (en la versión 2003) o de cualquier otra hoja (versiones 2007 y 2010), o bien tener origen en unos valores ya introducidos en alguna lista que tengamos hecha.


Hay 3 tipos de listas desplegables en Excel. Los 2 primeros tipos que vamos a ver tienen como finalidad la introducción del dato elegido, en una celda. El último tipo de lista desplegable que veremos, introduce en una celda un número asociado al dato elegido, quedando este presentado gráficamente en un control.

  • Listas desplegables que se generan automáticamente desde el menú contextual que obtenemos al hacer click con el botón derecho del ratón y seleccionando "Elegir de la lista desplegable...". Tienen una utilidad limitada, aunque se generan de forma rápida y espontánea partiendo de una lista ya introducida en celdas.


Si desea saber más detalles de cómo utilizar este tipo de listas desplegables, vea el artículo:

  • Listas desplegables que se generan de forma personalizada desde el comando "Validación de datos" que está en la ficha "Datos" de la cinta de opciones de Excel. Es la forma más versátil de generar listas desplegables, pues se generan desde una celda, dejando el dato seleccionado como introducido en ella y pudiendo ser replicadas mediante autorrellenar o mediante copiar y pegar (por ejemplo). Además, el origen de los datos que obtenemos en la lista, desde la versión 2007 en adelante, puede estar en otras hojas de cálculo y no sólo en la hoja en la que se presenta la lista desplegable. Como desventaja, tenemos que no se puede colocar en cualquier lugar (por ejemplo encima de un gráfico), puesto que como hemos dicho, la propia lista desplegable ES una celda y nace de una celda.

Si desea saber más detalles de cómo utilizar este tipo de listas desplegables, vea el artículo:

  • Listas desplegables generadas a partir de un control de formulario (llamadas "Cuadros combinados"), desde el comando "Insertar" que hay en el grupo "Controles" de la Ficha "Programador". (Si su aplicación de Excel no tiene la ficha de "Programador", para habilitarla puede ver: La ficha "Programador" en Excel . Una de las características principales de estas listas creadas mediante el control de formulario "Lista Desplegable", es que el item que se elige no queda almacenado tal cual en una celda, sino que lo que se almacena es el número de orden del item en la celda que nosotros indicamos al insertar el control. Por lo tanto, es necesario indicar el rango de origen de los items y también la celda en la cual queremos que se almacene el número de orden asociado del item elegido. En cuanto a las ventajas (frente a las listas realizadas mediante "Validación de datos") está el hecho de que, al ser un control de formulario, se puede mover y situar libremente por toda la hoja de cálculo, incluso encima de imágenes, gráficos, etc.



Si desea saber más detalles de cómo utilizar este tipo de listas desplegables o cuadros combinados, vea el artículo:

 

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