sábado, 3 de marzo de 2012

Tablas dinámicas (I): ¿Qué son y para qué sirven?



Comenzamos una interesantísima serie monográfica de artículos dedicada a las Tablas Dinámicas o Pivot Tables (en inglés). Como no puede ser de otra forma, tenemos que empezar definiendo y contextualizando las Tablas Dinámicas para aquellos que nunca han oído hablar de ellas o simplemente no las conocen.

¿Qué es una Tabla Dinámica?

Una Tabla Dinámica, definida de forma muy sencilla, es una tabla que ordena los datos contenidos en una o varias tablas que ya tenemos a priori, de forma que podemos decidir (y cambiar posteriormente con facilidad) qué campos o datos deben aparecer como filas y cuáles deben aparecer como columnas.


A esta sencilla definición, sería justo añadirle más características, puesto que además de la configuración de las filas y las columnas, también pueden realizar otras acciones interesantes con los datos, como ordenar, filtrar, resumir y agrupar, etc.


¿Para qué sirve una Tabla Dinámica?

La anterior definición no aclara al lector qué utilidad tiene la principal característica de las Tablas Dinámicas o Pivot Tables. Es decir, ¿para qué? y ¿por qué? hacer una tabla dinámica

Pensemos en una tabla de datos como esta:



Con una Tabla Dinámica seremos capaces de que esta tabla de datos nos ofrezca información (es decir, datos combinados entre sí o resumidos de forma que proporcionan un nivel superior de utilidad).

Ejemplo 1: podríamos conocer las ventas de cada uno de los vendedores en cada una de las rutas:


Vemos cómo ahora la información se muestra en función de las rutas y los vendedores. Además, la cantidad de euros se resume en forma de "suma". Lo que ha ocurrido es que esta nueva tabla (Tabla Dinámica) nos ofrece más utilidad, pues ahora sabemos (de un vistazo), cosas como:

  • Que las rutas menos rentables son las de "El Bonillo" y "Casas Ibáñez"
  • Que las rutas más rentables son las del "Jueves" y la de "Almansa"
  • Que el vendedor "José Luis" debe aumentar las ventas de las rutas del "Lunes" y el "Martes".
  • Que el vendedor "Pedro" debe aumentar las ventas de las rutas del "Miércoles" y de "El Bonillo"
  • Que el vendedor con más ventas en general es "Pedro"

Cuestiones todas ellas que, con la tabla original, sería muy laborioso averiguar.

Ejemplo 2: podríamos saber las ventas que ha realizado cada vendedor en cada uno de los trimestres del año (o en cada uno de los meses o en cada una de las semanas....)


En definitiva y como podemos ver, las necesidades particulares de cada usuario y la imaginación son los que marcan las posibilidades de combinar los datos de una simple tabla.


¿Cuándo utilizar una Tabla Dinámica?

Las tablas dinámicas no sólo tienen "pros", sino que también tienen alguna que otra "contraindicación". Por lo tanto, es necesario utilizarlas cuando es debido:

Una Tabla Dinámica SI será útil...

  • Cuando tenemos una tabla de registros que tienen fechas distintas y necesitamos resumir la información en períodos de tiempo distintos al día (por semanas, meses, trimestres, años).
  • Cuando necesitamos cambiar la disposición de los campos en filas o columnas para mostrar distintos puntos de vista de una misma tabla-origen.
Probablemente NO deberíamos crear una Tabla Dinámica...
  • Cuando en los registros no existe ni un campo "Fecha", ni un campo "Valor"
  • Cuando necesitamos modificar las celdas de la Tabla Dinámica, ya sea el valor o el formato. Ello es debido a que las Tablas Dinámicas se plasman sobre una zona de celdas en la que NO es posible realizar cambios editándolas libremente. Es posible hacer cambios en algunos valores y en el diseño de una Tabla Dinámica, pero de forma muy restringida y controlada por el propio Excel y mediante opciones bastante rígidas.
¿Cómo crear una Tabla Dinámica?

Este será el cometido de nuestro siguiente post, enseñar la forma de crear una TD.

Ver Tablas Dinámicas (II) ¿Cómo crear una Tabla Dinámica?
Ver Tablas Dinámicas (III) ¿Cómo crear una Tabla Dinámica? 2ª parte
Ver Tablas Dinámicas (IV): OPCIONES de configuración
Ver Tablas Dinámicas (V): Opciones de DISEÑO

  José Manuel Pomares Medrano



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