martes, 19 de junio de 2012

Importar datos desde Access a Excel (3 de 5)



Es el turno ahora, de importar datos desde Access.  Como mucho usuarios sabrán (y si no es así, los remitimos al artículo ¿Qué debo utilizar... Access o Excel? , Microsoft Access es una aplicación del paquete Office, cuya utilidad estriba en almacenar datos de una forma ordenada (relacionando datos de un tipo con datos de otro tipo en distintas tablas) en un entorno que nos facilita la introducción de nuevos datos (mediante formularios fáciles de diseñar y cómodos de utilizar) y la recuperación de los ya introducidos (mediante unos filtros llamados "consultas").


Las aplicaciones que se pueden diseñar basadas en Access son múltiples, en especial, todas aquellas que sirven para la gestión de la producción, la gestión de RRHH o la gestión comercial.... entre otras.

Por lo tanto, ocurre a veces que necesitamos importar y enlazar determinados datos de estas aplicaciones diseñadas en Access, para tenerlos disponibles en Excel y poder actuar de forma más eficiente en otros menesteres, por ejemplo, el análisis y representación gráfica de datos en forma de reporting.

Vamos a aprender a realizar el proceso de importación y enlace de los datos de una tabla de Access, hasta una hoja de Excel.


Después de hacer click en el botón "Desde Access" del grupo "Obtener datos externos" de la ficha "Datos", obtenemos la siguiente ventana...


... en la que tenemos que localizar y seleccionar nuestro archivo en formato Access (en este caso es el archivo "Canalización de ventas.accdb". Una vez hecho esto, obtenemos:


Después de seleccionar la tabla "Empleados", y hacer click en "Aceptar", en el cuadro de diálogo de abajo decidiremos si los datos los queremos importar en forma de Tabla o de Tabla Dinámica. También decidiremos el lugar donde estará.


Si presionamos el botón "Propiedades" del cuadro anterior, podremos elegir la frecuencia de actualización (Ver apartado "Control de actualizaciones" de la ficha "Uso" del cuadro siguiente:



Hacemos click en "Aceptar" en los dos últimos cuadros de diálogo y ya tenemos nuestra tabla importada en Excel:



Posteriormente, podremos editar la "conexión" que Excel ha creado, desde el botón "Conexiones" del grupo del mismo nombre que hay en la ficha "Datos" y después haciendo click en "Propiedades..." ...


Si desean conocer el proceso de vinculación Access - Excel en versión 2003, aquí les dejo un enlace interesante: Vincular Access - Excel versión 2003


José Manuel Pomares Medrano


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