jueves, 23 de agosto de 2012

La magia y productividad de las "Tablas de "Excel"



Muchos trabajamos con listas de datos en una hoja de cálculo, pero pocos conocen el hecho de que Excel es capaz de proporcionar muchísima productividad a nuestras tareas en ese ámbito.

Cuando trabajamos con una lista o tabla de datos en la que existe un encabezado o título por cada columna y abajo, una serie de valores, en principio y salvo que nosotros lo provoquemos, esos datos son considerados por Excel como datos independientes y sin relación entre ellos.

Por ejemplo (sólo como ejemplo), no considera que lo que nosotros vemos como un título de columna, sea eso... un título que explica los datos que hay a continuación más abajo.

La cuestión es que si nosotros quisiéramos, Excel podría reconocer "oficialmente" a los datos de una lista que tenga una o varias columnas, como "Tabla". Esto nos proporcionaría muchas posibiliades de productividad.


Para ello, tan solo tendríamos que:

1) Estar situados en cualquier celda de nuestra, en principio, lista de datos.

2) Hacer click en el botón "Dar formato como tabla" que hay en el grupo "Estilos" de la ficha "Inicio" en Excel.

3) Seleccionar el estilo que más nos guste entre los obtenidos en el desplegable y....


4) Aceptamos el cuadro que aparece:



¡¡..voila...!!

Lo que antes podría ser algo así:



...ahora y casi por "arte de magia" (con sólo 3 clicks de ratón), puede ser así.... (depende del estilo elegido):


Acaban de crear formalmente una TABLA en Excel... y esto les abre a un mundo de posibilidades.... 

¿Quieren ahora ustedes un ejemplo de productividad? ¿Sí?

Manténganse con el cursor dentro de la tabla creada y activen la casilla "Fila de totales" que hay en el grupo "Opciones de estilo de tabla" de la ficha "Diseño" (....ficha que aparece sólo cuando estamos dentro de la tabla creada formalmente). Obtendrán esto...



Fíjese en la fila añadida y sitúe el cursor encima del total. Verá que obtiene un desplegable con el cual puede tener disponible, no sólo la suma total de la columa, sino que puede elegir entre el promedio, el nº de filas (cuenta), el valor máximo de la columna, el mínimo, etc.


...podríamos hacer un post interminable con todas las posibilidades que ofrecen las tablas "formales" . En vez de ello, lo dejaremos para un artículo en el que mostraremos Las 10 ventajas de hacer una Tabla de Excel.

Si desea llevar a la práctica todo lo que le hemos ofrecido en este artículo, puede asistir a nuestros cursos prácticos de Excel o puede solicitarlos in company:

 

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