sábado, 3 de septiembre de 2011

La ventana de Excel


Veamos las principales partes de la ventana de excel, su utilidad, caracterísitcas, etc. Empecemos por el cuadrante superior izquierdo:


1 y 6: Títulos de las filas y de las columnas:Haciendo click sobre cualquier número de fila o letra de columna, se selecciona la fila o columna entera. Si situamos el cursor entre un título y otro y haccemos click arrastrando, podemos redimensionar el alto de la fila o el ancho de la columna, aunque también podemos hacerlo haciendo click con el botón derecho y seleccionando Alto de fila... o bien Ancho de columna..., según el caso. Los títulos pueden ocultarse si nuestra hoja de cálculo está terminada totalmente y queremos ganar un espacio adicional de pantalla utilizable (desde la ficha "Vista"  y dentro del grupo "Mostrar".

2. Botón seleccionar todo: Haciedno click en él, seleccionamos todas las celdas de la hoja de cálculo.

3. Cuadro de nombres: Cuadro donde aparece por defecto la referencia de la celda. Si hacemos click sobre este cuadro, se pone en modo edición, donde podremos asignar un nombre a la celda que esté seleccionada. Los nombres de celdas no pueden contener espacios, pero sí puntos o guiones bajos. Asignar un nombre a una celda puede ser conveniente al poder elegir un nombre más descriptivo y fácil de recordar, que una referencia del tipo A1:B56. Una vez que una celda tiene asignado un nombre, se puede hacer referencia a ella en una fórmula, directamente por el nombre.

4. Barra de herramientas de acceso rápido: Mediante un desplegable que sale de una flecha que hay a la derecha, pueden agregarse más iconos que pudieramos desear tener siempre a la vista, independientemente de la ficha que está seleccionada.

5. Barra de fórmulas: En ella se pueden ver y editar las fórmulas con mucha más comodidad que en una celda. Incluso puede ampliarse arrastrando su borde inferior o bien desplegándola mediante una flecha a tal efecto que hay en la derecha de la barra.

Y ahora el cuadrante superior derecho:


7: Minimiza la cinta de opciones :Si queremos ganar espacio en pantalla, podemos conseguir un efecto casi de pantalla completa si minimizamos mediante esta flecha la cinta de opciones.

8. Dividir ventana: Haciendo click y arrastrando hacia abajo, la pantalla queda dividida en 2 partes, de forma que podemos ver lo que hay en una zona de la hoja en una de las partes en la que queda dividida la pantalla, y trabajar modificando datos en la otra zona dividida.

9. Barra de desplazamiento: Para poder desplazar la pantalla hacia arriba o hacia abajo. Si la hoja de cálculo está totalmente terminada en cuanto a diseño, podemos hacerla desaparecer si no es necesaria, desde Archivo / Opciones / Avanzadas / Mostrar opciones para este libro.


Vamos con el cuadrante inferior derecho:


10. Dividir ventana: Haciendo click y arrastrando hacia la izquierda, la pantalla queda dividida en 2 partes, de forma que podemos ver lo que hay en una zona de la hoja en una de las partes en la que queda dividida la pantalla, y trabajar modificando datos en la otra zona dividida.

11. Zoom de pantalla: Podemos acercar el foco para ver con más detalle o alejar para ver con más perspectiva.

12. Vistas: Tenemos disponibles 3 botones para otras tantas formas de ver la pantalla:
  1. Vista normal
  2. Vista diseño de página, donde la hoja de cálculo se ve  como quedaría impresa, pero es editable y modificable.
  3. Vista previa de salto de página, donde se facilita la paginación del documento tan sólo arrastrando las líneas que virtualmente dividen las páginas.

13. Barra de desplazamiento: Para poder desplazar la pantalla hacia la izquierda o hacia la derecha. Si la hoja de cálculo está totalmente terminada en cuanto a diseño, podemos hacerla desaparecer si no es necesaria, desde Archivo / Opciones / Avanzadas / Mostrar opciones para este libro.


Por último, vemos el cuadrante inferior izquierdo:




14. Barra de estado: Zona donde Excel comunica información de distinto tipo. Unas de las más útiles son las informaciones estadísticas y matemáticas que podemos ver cuando seleccionamos un rango de celdas (SUMA, PROMEDIO, MÍN, MÁX, CONTAR, etc.). Se puede personalizar qué información obtener, haciendo click con el botón derecho sobre la barra de estado y marcando los items deseados.

15. Insertar hoja de cálculo: Haciendo click se inserta una hoja de calculo en blanco al final de las existentes (a la derecha).


16. Pestañas de Hojas de cálculo: Por defecto tienen el nombre de "Hojax", pero haciendo doble click en ellas podcemos renombrarlas. Si hacemos click con el botón derecho del ratón, se abre un menú contextual que nos ofrece más posibilidades (Insertar una nueva, eliminar, moverla a otra posición, protegerla mediante una contraseña, cambiar el color, ocultarla, mostrar las hojas que hubiese ocultas o seleccionar una o varias hojas).

Hay que resaltar que las hojas de cálculo pueden estar en 3 estados respecto de su visibilidad: "Visibles", "ocultas" y "muy ocultas". Las dos primaras opciones son las que se pueden manejar desde el menú que hemos comentado, puesto que la tercera opción sólo es modificable mediante código VBA.

Algo muy útil también (especialmente si queremos actuar a la vez sobre varias hojas, por ejemplo imprimirlas) son las selecciones múltiples de hojas de cálculo. Se puede hacer, por ejemplo haciendo manteniendo la tecla CTRL presionada y haciendo click en cada una de todas las hojas que queramos seleccionar

17. Grabar macro: Haciendo click se comienza o detiene la grabación de una macro. Las macros son "mini programas" que contienen un código en Visual Basic for Applications (VBA), el cual describe una serie de acciones y comportamientos de Excel.

El código de las macros se pueden escribir mediante el teclado en el editor de VBA para ejecutarlo mas adelante, o bien al reves: se graban una serie de acciones y Excel escribe el código por nosotros.

Con cualquiera de las opciones, el resultado es una sucesión de código que va ordenando a Excel que debe hacer y cómo lo debe hacer. Este código "empaquetado" bajo el nombre de "macro" se puede asignar a un evento u objeto para que sea ejecutado. Lo más frecuente es asignar una macro a un botón u objeto para que, al hacer click, se reproduzcan las acciones codificadas en él.


18. Botones de desplazamiento por las hojas: Cuando la cantidad de hojas de cálculo es elevada, Excel no puede represantarlas todas en pantalla y se hacen necesarios unos botones para poder desplazarnos por todas las hojas.

Si hacemos click encima de cualquiera de estos botones, nos aparece un menú contextual en el que podemos seleccionar la hoja que queramos. En el caso de que haya una cantidad importante de hojas que exceda la altura del menú, la ultima opción a elegir será "Más hojas..."

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Finalmente vamos a hacer referencia a la cinta de opciones o "Ribbon" donde están organizados los botones  de comandos de la mayoría de acciones que podemos hacer en Excel.


La cinta de opciones es una característica propia de las versiones 2007 y 2010 y es una forma inteligente de que el usuario tenga, de un vistazo, la mayor cantidad de comandos posibles para trabajar con Excel. Está estructurada en fichas superpuestas en las que sobre sale una pestaña en cada una. Sólo está visible la ficha en la que hemos hecho click en su pestaña correspondiente.

Las fichas contienen botones que ejecutan acciones y/o dan determinadas características de funcionamiento a Excel. Estos botones están organizados en grupos separados por una línea. Cada grupo contiene una serie de botones, cuyas acciones tienen alguna relación contextual.

Podemos ver en la imagen de abajo, un ejemplo de los grupos "Portapapeles" y "Fuente" (dentro de la ficha "Inicio", dos de los más utilizados:


Mención especial merece la ficha "Archivo", puesto que al hacer click sobre ella, nos da paso a una vista llamada "Backstage" (La ficha Archivo reemplaza al botón de Microsoft Office  de Excel 2007 y al menú "Archivo" de Excel 2003:


La Vista Backstage es donde se administran los archivos y sus datos, creando, guardando, inspeccionando metadatos o información personal ocultos y configurando opciones. En resumen, se trata de todo lo que se hace a un archivo, que no se hace en él.


  José Manuel Pomares Medrano

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