jueves, 13 de septiembre de 2012

Importar datos de texto a Excel (4 de 5)


En esta ocasión, y siguiendo con la serie de artículos que trata de la importación de datos, vamos a ver cómo podemos tratar un archivo de texto para que lo tengamos disponible en Excel.

Usualmente, nos vamos a encontrar archivos de texto en formato .csv  y   .txt. En cuanto al primero (CSV: Comma Separated Values) su propio acrónimo nos indica que es un formato en el que el texto está separado por comas, de forma que quedan definidas y ordenadas las columnas que se pueden extraer de dicho texto. Podemos aprender más sobre archivos CSV en Wikipedia: CSV . En relación al formato TXT, la separación entre columnas la delimita normalmente el caracter de tabulación o el espacio.

Excel puede convertir estos formatos de archivo en tablas de datos, basándose precisamente en los tipos de separación anteriormente comentados. Donde hay un indicador de separación (ya sea, coma, punto y coma, tabulación o espacio), Excel detecta que el siguiente texto debe quedar encuadrado en la siguiente celda de la misma fila. Para cambiar de fila, se detectan los saltos de línea.

Vamos a practicar con un ejemplo y para ello nos vamos a aprovechar de una característica que tiene la red social Linkedin: la exportación de los contactos a un archivo en formato CSV. De esta forma, podremos importarlos a Excel y gestionarlos de la forma que necesitemos.

En primer lugar, accedemos a Linkedin y concretamente a "Contactos", donde en dicha página podremos ver al final un enlace que nos proporciona todos nuestros contactos en CSV:

Después de hacer click en "Exportar contactos", debemos elegir "Microsoft Outlook (archivo .CSV)" y guardar el archivo en un lugar identificado de nuestro disco duro.

Abrimos Excel y vamos a la ficha "Datos". Una vez activa esta ficha, en el grupo "Obtener datos externos", hacemos click en el botón "Desde texto" y obtendremos el siguiente cuadro que pertenece al paso 1 de 3 de un asistente:


Por defecto, está seleccionada la opción "Delimitados" y es la que debemos dejar. Si nuestro archivo fuese de texto y la separación fuese por espacios, deberíamos elegir la segunda opción "De ancho fijo".

Al hacer click en "Siguiente", obtenemos:


..pero observamos que en la vista previa de los datos, la opción de "Tabulación" que nos sale por defecto, no funciona, porque no se "forman" columnas (al fin y al cabo, la "Tabulación" no era la opción más indicada, puesto que hay comas como separación en el archivo CSV de Linkedin). Debemos ir probando con el resto de opciones, pero nos damos cuenta de que la opción lógica ("Coma") tampoco funciona. Finalmente, probamos que la opción "Otro" con unas comillas introducidas en el campo, es la ideal (mejora si activamos la casilla del campo "Considerar separadores consecutivos como uno sólo"):



Hacemos click en "Siguiente" y tenemos ante nosotros el 3er paso:


En el que, lo aconsejable es dejar la opción por defecto "General" y hacer click en "Finalizar". Al hacerlo, nos sale un cuadro de diálogo donde podemos elegir el lugar donde aparecerá la tabla importada:


Sólo tenemos que hacer click en "Aceptar" y ya tenemos nuestros contactos de Linkedin en Excel:



A partir de aquí, podemos tener todo el control que Excel nos permite: dar formato, eliminar/reordenar las columnas que consideremos oportuno, etc. 



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