viernes, 30 de marzo de 2012

Automatizar una tarea cuando una celda cambia en Excel



Antes, un poquito de teoría

El código VBA es un conjunto de instrucciones que un equipo ejecuta en un orden específico. Visual Basic for Applications es un lenguaje orientado a objetos... es decir, el código se hace para interactuar con los elementos u "objetos".

En Excel, los objetos pueden ser "libros", hojas, celdas o rangos de celdas o archivos externos, por lo tanto, podemos interactuar con los objetos para conseguir que ocurra alguna o varias de estas cosas:

  • Cambiar las PROPIEDADES o características de un objeto (por ejemplo, cambiar el nombre de una hoja).
  • Hacer que un objeto realice una "acción" que es propia de él. En VBA no se llama "acción", sino MÉTODO. (un ejemplo de método es "Activarse", en el caso de una hoja).
  • Que ocurra algo cuando sobre un objeto ocurre un EVENTO (un ejemplo de evento es el hecho de que cambia el contenido de una celda).
  • Que ocurra algo por igual en una COLECCIÓN. Es decir, que ocurra algo a una serie de objetos del mismo tipo (por ejemplo, insertar un dato en la celda A1 de todas las hojas de un libro).

Ahora, un poquito de práctica

En este artículo, vamos a ver cómo podemos hacer que nuestra hoja de cálculo reaccione automáticamente a una acción que nosotros deseamos, cuando ocurre un EVENTO. Concretamente, veremos qué código debemos introducir y dónde, para conseguir que cuando una celda cambia de valor (EVENTO), se desencadene una acción elegida por nosotros... por ejemplo, que se muestre un mensaje al usuario.

Empezamos por decir dónde hay que escribir el código:
  • Para ello, presionamos Alt + F11, o bien en la Ficha Programador, hacemos click en el botón "Visual Basic". Se abre el Editor de Visual Basic.
  • En el explorador de proyectos, seleccionamos la hoja donde está la celda que cambiará de valor:
  • Con el botón derecho, hacemos click en dicha hoja y seleccionamos "Ver código".

... se nos abre una ventana a la derecha y, en ella, debemos escribir el siguiente código:

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
Celda = "B7"
If Not Application.Intersect(Target, Range(Celda)) Is Nothing Then
MsgBox ("Ha cambiado el valor de la celda")
End If
End Sub

Cerramos el editor de VBA y volvemos a la Hoja1 que es la que contiene la celda sobre la que hemos escrito el código (celda B7 .... como podemos leer dentro del código).


Si escribimos algo para cambiar el valor de B7, obtendremos un mensaje:


Basta con que sustituyamos la línea:

MsgBox ("Ha cambiado el valor de la celda") 

por el código que queramos, y obtendremos una reacción al cambio sufrido por la celda B7.

También podemos hacer que la reacción se obtenga al cambiar cualquier cosa dentro de un rango de celdas (no sólo una celda). En ese caso, debemos sustituir en el código la referencia a la celda B7, por la referencia al rango de celdas (por ejemplo:  B1:C4), quedando así:

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
Rango = "B1:C4"
If Not Application.Intersect(Target, Range(
Rango)) Is Nothing Then
MsgBox ("
Ha cambiado el valor de la celda")
End If
End Sub


¡¡Cuidado!! (Actualizacion del artículo el 15/3/2016)

Si el código que necesitamos ejecutar genera algún cambio (en vez de ser un simple MsgBox) que provoca de nuevo que se "dispare" el evento, corremos el peligro de que la macro entre en un bucle interminable o que provoque un error . Un ejemplo de ello es la siguiente macro, que al actualizar una celda de la columna A, corta la fila de la celda cambiada y la pega en la Hoja2:

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)

Dim ColumnaA As Range
Set ColumnaA = Range("A:A")
Dim NLin As Byte
NLin = Target.Row

If Not Intersect(Target, ColumnaA) Is Nothing Then
   If Target.Value = "Apto" Then
     Sheets("Hoja2").Rows("4:4").Insert
     Rows(NLin & ":" & NLin).Cut _
     Destination:=Sheets("Hoja2").Rows("4:4")
   End If
End If

End Sub



... podemos ver que el cambio que genera la propia macro al cortar una fila... provoca que la macro se vuelva a ejecutar y obtengamos un error. Para evitar esto, debemos insertar unas líneas de código al principio y al final que nos aseguran que durante la ejecución de la macro no se "disparará" ningún evento:

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)

Application.EnableEvents = False
On Error GoTo Error

Dim ColumnaA As Range
Set ColumnaA = Range("A:A")
Dim NLin As Byte
NLin = Target.Row

If Not Intersect(Target, ColumnaA) Is Nothing Then
   If Target.Value = "Apto" Then
     Sheets("Hoja2").Rows("4:4").Insert
     Rows(NLin & ":" & NLin).Cut _
     Destination:=Sheets("Hoja2").Rows("4:4")
   End If
End If

Error:
Application.EnableEvents = True

End Sub

En el siguiente archivo, podemos ver el código y el funcionamiento de algunas cosas de las expuestas anteriormente:

https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEhlJe9UmBmPqRJA6MbLC2O8zjLTDkqnxMd7ffxtAo9t_4ytRKuhsVhevMKJD6Ux4ZAx9PWPj0zJc-lcd6NvVshhw85iKoxjLHHAOYP9qsNeEb4ppuP7A07OHNzBq5N7hmHfFwzZG3d4hv4S/s1600/Descargar-icono.PNG


  José Manuel Pomares Medrano

jueves, 22 de marzo de 2012

Tablas Dinámicas (V): Opciones de DISEÑO


Con los anteriores cuatro artículos, hemos dado un repaso a los dos primeros pasos en la creación de una tabla dinámica. Nos falta el tercero: dar los últimos retoques al aspecto y diseño.

Cuando tenemos seleccionada cualquier celda de una Tabla Dinámica, aparecen 2 fichas: OPCIONES y DISEÑO , que Microsoft las llama "Herramientas de Tabla Dinámica". Hasta ahora, además del proceso básico de creación de una Tabla Dinámica, hemos conocido esencialmente la primera (OPCIONES). Ahora debemos avanzar y dar un repaso a las opciones de DISEÑO, las cuales sirven para decidir el aspecto final que tendrá nuestra Tabla Dinámica.

Algunas de las posibilidades ya las hemos visto, pues el cuadro de "Opciones de Tabla Dinámica" ya nos ofrecía la posibilidad de elegir algunas configuraciones. Pero hay otras que debemos saber:


Mostrar subtotales


Cuando tenemos varios campos en las filas, nuestra Tabla Dinámica se convierte en un esquema jerarquizado. Con la opción de "Mostrar totales", podemos hacer que en cada campo de jerarquía (los que encabezan y resumen los detalles) aparezca el subtotal en la parte superior. En la imagen de la derecha, podemos ver tanto el menú donde podemos elegir la opción, como el resultado. También podemos probar con la opción de que aparezcan en la parte inferior de cada campo de jerarquía, eligiendo la opción adecuada en el mismo menú..



Diseño de informe

A través del menú "Diseño de página", podemos elegir cómo se organizan las filas:


Por defecto, las tablas Dinámicas con más de un campo en las filas o en las columnas, se muestran con un formato llamado "Forma compacta" y que podríamos expresar gráficamente así:


Después tenemos la "Forma de esquema":


... y también la "Forma tabular":


Diseño de informe

Con el menú "Filas en blanco"...


...podemos hacer que nuestra Tabla Dinámica tenga un aspecto mas claro separando mediante una fila en blanco los detalles de un campo de jerarquía y otro:



Filas con bandas / Columnas con bandas

También podemos hacer, de forma automática, que la Taba Dinámica tenga el conocido aspecto de "pijama" alternando un color más oscuro y otro más claro. Esto se hace activando la casilla "Filas con bandas":


.... en caso de que queramos este efecto con las columnas, debemos activar la casilla "Columnas con bandas".


Estilos de Tabla Dinámica

Por último, tenemos la opción de dar a toda la Tabla Dinámica (teniendo seleccionada cualquier celda de  ella) un aspecto que se adapte a nuestras necesidades o gustos mediante el desplegable que hay en el grupo "Estilos de Tabla Dinámica":


Vemos que abajo hay dos opciones:

  • Nuevo estilo de tabla dinámica... que nos permitirá construir un estilo personalizado
  • Borrar... que nos permitirá borrar el estilo y opciones de diseño que tenga aplicados hasta el momento nuestra Tabla Dinámica. Aunque es necesario decir que si tuviéramos formatos aplicados mediante las herramientas tradicionales de "relleno", alineación, negrita, etc. NO se borrarán. Es decir, sólo borra los formatos establecidos mediante las opciones de diseño.



  José Manuel Pomares Medrano



domingo, 18 de marzo de 2012

Tablas Dinámicas (IV): OPCIONES de configuración



Cuando culminamos el proceso de creación de una Tabla Dinámica y hemos resuelto cómo van a quedar las filas y columnas, todo está en estado "bruto" y necesitamos refinar el comportamiento de la Tabla Dinámica mediante los cuadros "Opciones de Tabla Dinámica" y  "Configuración de campo de valor". En este artículo veremos las principales configu-raciones que debemos revisar en ambos cuadros.


Opciones de Tabla Dinámica

El cuadro "Opciones de Tabla Dinámica" se obtiene haciendo click en el botón "Opciones" que hay en el Grupo "Tabla Dinámica" de la "Ficha Opciones" que se activa cuando tenemos seleccionada cualquier celda de una Tabla Dinámica.


Son muchas las configuraciones posibles en el cuadro de Opciones a lo largo de todas sus pestañas, pero vamos a destacar las más importantes:

Pestaña "Diseño y formato"


  • Si dejamos las opciones de esta pestaña como en la imagen anterior, conseguiremos:
    • Que los títulos queden centrados de forma automática. Esta puede ser una buena opción si el resultado vemos que es aceptable, pues en caso de intentar alinear manualmente las columnas, podríamos tener resultados inesperados al actualizar la tabla, en cuanto a la alineación.
    • Que cuando en las filas hay más de un campo a representar (datos en esquema o jerarquía), los datos de jerarquía inferior se visualizan con una sangría de x caracteres que facilita la comprensión.
    • Que en caso de que haya valores nulos, visualicemos ceros.
    • Que el ancho de columnas podamos forzarlo al deseado, sin que la Tabla Dinámica lo redimensione cada vez que se actualiza.

  • Pestaña "Totales y filtros".





  • Si marcamos las opciones de esta pestaña como en la imagen anterior, conseguiremos:
    • Que haya una columna al final con los totales  de cada una de las filas.
    • Que haya una fila al final de la Tabla Dinámica, con los totales de cada columna.
Estas opciones de totales generales de filas y columnas, también las podemos elegir desde "Totales generales" en el grupo "Diseño" de la "Ficha Diseño" de las Herramientas de Tabla Dinámica que tenemos disponibles cuando tenemos seleccionada cualquier celda de una Tabla Dinámica:



Pestaña "Mostrar"


  • Si marcamos las opciones de esta pestaña como en la imagen anterior, conseguiremos:
    • Que cuando en las filas tenemos más de un campo (esquema con jerarquía), existan unos botones con los que se puede contraer o expandir cada item (podemos ver esto en el anterior artículo sobre Tablas Dinámicas: Tablas Dinámicas (III): ¿Cómo crear una Tabña Dinámica? 2ª parte)
    • Que se muestren  listas desplegables para filtrar las filas o las columnas:

                Ambas opciones se pueden controlar también desde unos botones que hay en el grupo "Mostrar" de la Ficha "Opciones" de las Herramientas de Tabla Dinámica que tenemos disponibles cuando tenemos seleccionada cualquier celda de una Tabla Dinámica:

Pestaña "Impresión"

  • Si desmarcamos las opciones de esta pestaña como en la imagen anterior, conseguiremos que cuando imprimamos el documento no aparezcan los botones de contraer/expandir de esquema o jerarquía.


Pestaña "Datos"

  • Si marcamos las opciones de esta pestaña como en la imagen anterior, conseguiremos que:
    • Cuando hagamos doble click en cualquier valor de la tabla dinámica, nos aparezca una hoja nueva con una tabla de datos que muestra de dónde viene y cómo se ha calculado dicho valor.
    • Cuando se abre el libro de Excel, se actualice la Tabla Dinámica.
Configuración de valor de campo

Mediante el cuadro de diálogo de la imagen anterior, (el cual podemos obtener, por ejemplo, haciendo click en la opción "Configuración de campo de valor..." del menú contextual que aparece al hacer click con el botón derecho del ratón), podemos:
  • Desde la pestaña "Resumir valores por", decidir si la agrupación de valores que hace la Tabla Dinámica es en forma de SUMA, CUENTA; PROMEDIO, etc... Normalmente y casi siempre, desearemos que sea SUMA, pero debemos estar atentos porque a veces, Excel pone por defecto CUENTA. Por ejemplo: utilizamos SUMA si deseamos tener el importe en € de las ventas de un agente en una zona geográfica determinada. Utilizamos CUENTA si deseamos saber el nº de pedidos que ha generado el agente la mencionada zona geográfica.
  • Desde la pestaña "Mostrar valores como", decidir si el valor que muestra Excel en cada celda de la Tabla Dinámica se compara con algún otro campo o no. En caso de querer comparar, es frecuente que queramos que los valores estén expresados en % respecto del total de la fila, respecto del total general, etc.
          Ejemplo de "Mostrar valores como % del total de la fila"


         Ejemplo de "Mostrar valores como % del total general"
  • Desde el botón "Formato de Número", podemos dar a los valores el formato adecuado. Por ejemplo, "Moneda", "Número", etc.
  José Manuel Pomares Medrano

viernes, 16 de marzo de 2012

Protección del código VBA en Excel





Muchas veces, el código VBA que escribimos contiene información que no debe quedar expuesta libremente a la curiosidad de nadie. Es entonces cuando tenemos que recurrir a la protección mediante la activación de una casilla (y el establecimiento de una contraseña si lo deseamos) a tal efecto.





Dicha casilla la debemos encontrar desde el menú "Herramientas" y el comando "Propiedades de VBAProject..." del editor de Visual Basic:






Una vez hacemos click en este comando, obtenemos el siguiente cuadro en el que hay que activar la casilla "Bloquear proyecto para visualización". Véase que estamos en la pestaña "Protección":




Si deseamos que el usuario esté obligado a introducir una contraseña, podemos ponerla en los campos que vemos en la imagen de arriba.


  José Manuel Pomares Medrano





martes, 13 de marzo de 2012

Tablas Dinámicas (III): ¿Cómo crear una Tabla Dinámica? (2ª parte)


Continuando con nuestro anterior artículo Tablas Dinámicas (II) ¿Cómo crear una Tabla Dinámica?, abordamos este post con la segunda parte, es decir, aun dentro de la creación de la Tabla Dinámica, pero avanzando hacia otra forma útil de ver la información: en esquema o forma jerarquizada.

Por ejemplo, imaginemos que deseamos ver una clasificación de las ventas por rutas, pero que a su vez, podamos ver a qué clientes se les ha vendido. Podría ser algo así, como este detalle...


A esto nos referíamos cuando hablábamos de forma jerarquizada o en esquema.

Una vez creada la Tabla Dinámica sencilla como vimos en el artículo anterior Tablas Dinámicas (II) ¿Cómo crear una Tabla Dinámica? , es extremadamente fácil conseguir este esquema o jerarquía. Sólo debemos añadir un segundo campo (y dejarlo en segunda posición) al cuadrante izquierdo inferior de los paneles de la lista de campos:


Si nos damos cuenta, en el resultado (ver la primera imagen de este artículo) hay unos pequeños botones a la izquierda de cada campo "RUTA", con los cuales podemos contraer el esquema para no ver el detalle de los clientes en un momento dado. Esto podemos hacerlo de dos formas:

  • Haciendo click con el botón izquierdo del ratón en cada botón, (uno a uno), según lo necesitemos.
  • Haciendo click con el botón derecho del ratón en uno de los botones y utilizar el menú emergente que obtenemos:

       .... donde podemos elegir entre contraer o expandir sólo el botón seleccionado, o bien hacerlo con todo el campo a lo largo de toda la Tabla Dinámica.

Si alguien desea practicar con el archivo Excel que vemos en las ilustraciones, puede descargarlo aquí:



De la misma forma, podríamos obtener otra disposición habiendo asignado los campos de distinta forma en los paneles. Podemos ver abajo, una Tabla Dinámica mostrando las ventas de cada cliente y clasificadas por "Rutas".:


Tenemos que decir que, también es posible realizar esquemas y jerarquías con las columnas, lo que ocurre es que suele quedar una configuración visual mucho más incómoda y excesivamente ancha para una pantalla en la mayoría de los casos.

Con este artículo, consideramos terminado el primero de los pasos para crear una Tabla Dinámica. El siguiente post lo dedicaremos a conocer las opciones de configuración.... que son múltiples y muy útiles para que la TD nos de el rendimiento que deseamos.


Ver Tablas Dinámicas (I) ¿Qué son y para qué sirven?
Ver Tablas Dinámicas (IV): OPCIONES de configuración

Ver Tablas Dinámicas (V): Opciones de DISEÑO



  José Manuel Pomares Medrano

jueves, 8 de marzo de 2012

Ha nacido "Itinerae". Formación modular de negocios



Itinerae Formación
Echamos 4 partes de conocimiento en otras tantas áreas del mundo de la empresa, condimentamos con ilusión abundante, esfuerzo y profesionalidad y dejamos que todo vaya tomando fuerza a fuego lento durante  8 meses. Sírvanse los platos en el orden que elija el cliente , su composición debe responder a sus deseos, él es el protagonista.

Ingredientes:

Excel, Contabilidad y Finanzas
Dirección Estratégica
Gestión de personas
Internet Marketing Online
Tecnologías de la información

Si ustedes gustan....

Equipo itinerae 

Itinerae nace como un proyecto orientado a la formación modular de negocios, basado en una metodología innovadora para ofrecer a los asistentes una formación de calidad, actual y adaptada a las necesidades de los nuevos mercados. Apoyado por un equipo de profesores altamente cualificados y con amplia experiencia en el mundo de la consultoría y la formación.

La metodología se basa en el concepto de “Itinerarios” que permite a los alumnos desarrollar su propio Plan de Formación adaptado a sus necesidades y a su disponibilidad de tiempo.

Toda la formación se imparte por medio de módulos presenciales de 4 horas de duración. Cada módulo es independiente de forma que el alumno puede asistir a los que más le interesen, sin la obligación de seguir un orden determinado.

Si se opta por planificar un desarrollo formativo, los módulos se conectan entre sí formando Itinerarios, lo que permite diseñar un Plan de Formación a medida.

Itinerarios horizontales

Se pueden emplear Itinerarios Horizontales o Temáticos centrados en un área determinada o, si lo que se busca es una formación centrada en las necesidades de un puesto de trabajo, se puede optar por diseñar un Itinerario Vertical, que contempla la conexión de los distintos módulos, teniendo en cuenta una evolución natural en el aprendizaje.

Combinando las posibilidades de las distintas áreas y utilizando ambos conceptos se pueden diseñar Itinerarios Personalizados propios, eligiendo los módulos que mejor se adapten a las necesidades y ritmo de aprendizaje.
Regala Formación

Otra de las innovaciones que se han incorporado son las dos modalidades de pago para acceder a los servicios de Itinerae: suscripción mensual o tarjetas prepago.

La primera sede que hemos puesto en marcha es la de Alicante, en la que contamos con la colaboración del Colegio oficial de Ingenieros Técnicos Industriales de Alicante, en cuyas instalaciones se impartirán las clases.

Además de la formación modular estándar, se ofrecen programas “in-company” diseñados especialmente para las empresas, aprovechando la filosofía de Itinerarios Personalizados, adaptados a las necesidades formativas de la empresa y a cada uno de los puestos de trabajo



Desde que este proyecto se puso en marcha hasta su presentación en sociedad (14 de marzo de 2012 en el COITI Alicante) no he dejado ni dejaré de aprender de Belén, Clara y Francisco en cada reunión, en cada decisión desde el verano pasado. El trabajo día a día con ellos no puede haber sido más agradable y enriquecedor.

Sólo queda a partir de ahora, compartir este proyecto con todos aquellos que queráis ser más competitivos en vuestras profesiones a través de una formación de calidad y eminentemente práctica.

José Manuel Pomares


domingo, 4 de marzo de 2012

Tablas dinámicas (II): ¿Cómo crear una Tabla Dinámica?



Una vez puestas en contexto las Tablas Dinámicas en nuestro anterior post, debemos entrar en materia de forma más decidida.

Desde luego, NO todos los puntos anteriores son imprescindibles, pero lo reflejado en la imagen anterior se refiere a la Tabla Dinámica ideal.

PASO 1 ¿Cómo crear una Tabla Dinámica?

En realidad, crear una Tabla Dinámica es un proceso sencillo (sin embargo, para conseguir que tenga un aspecto adecuado y que muestre los datos exactamente en la disposición que necesitamos, hay que dar varios pasos). Comezaremos por explicar cómo crearla desde una sóla tabla que tenemos previamente.

Una Tabla Dinámica se crea a partir una tabla normal de datos. Es indistinto que nuestra tabla-origen sea una tabla normal de datos creada de forma espontánea, o que sea una tabla a la que se ha aplicado "oficialmente" (por decirlo de alguna forma) un formato de tabla mediante la opción "Dar formato como tabla" del grupo "Estilos" de la "Ficha Inicio".

Puede descargar el siguiente archivo, donde tendrá una tabla-origen para poder practicar con las siguientes explicaciones de este artículo:




Creación de la Tabla Dinámica:

1) No situamos en una zona libre de la hoja de cálculo donde podamos situar la Tabla Dinámica. En este ejemplo, vamos a situarla en la misma hoja, en la celda I6.

2) Seleccionamos la "Ficha Insertar" y después el botón "Tabla Dinámica" que hay dentro del grupo "Tablas":

3) Nos aparecerá un cuadro de diálogo como este:



...donde debemos desplegar el botón para seleccionar el rango donde esté situada nuestra tabla-origen. Debemos seleccionar TODA LA TABLA, INCLUYENDO LA PRIMERA FILA DE TÍTULOS (que debe existir, claro está):

Sí nuestros datos tenían "formato de tabla", esta tendría un nombre y será el que aparezca en el campo de selección:

Si, por el contrario, nuestros datos no tenían formato de tabla, en el campo de selección de rango aparecerá la referencia al rango:


.... y hacemos click en el botón "Aceptar" del cuadro de diálogo.

4) En la ubicación elegida de nuestra hoja de cálculo, obtendremos algo similar a esto:


....hasta aquí, lo que hemos hecho ha sido crear la zona provisional donde se situará nuestra tabla dinámica.

Mientras que haya seleccionada una celda cualquiera dentro de la zona de Tabla Dinámica, tendremos a nuestra derecha la lista de campos y los 4 paneles anteriores, a no ser que desactivemos el botón "Lista de campo":



Ahora debemos decidir:

  1. Qué campo o dato de nuestra tabla-origen deseamos que esté situado en filas. Bastará hacer click en la casilla que hay a la izquierda de cada uno de los campos de la lista que vemos en la imagen de la derecha y veremos cómo el campo se sitúa en el cuadro "Etiquetas de fila" que hay abajo (no debemos empezar haciendo click en campos que contengan valores numéricos, pues se situarían en otro cuadro)
  2. Qué campo o dato de nuestra tabla-origen deseamos que esté situado en columnas. Debemos hacer click en la casilla que hay a la izquierda de cada uno de los campos de la lista que vemos en la imagen anterior y veremos cómo el campo se sitúa de nuevo en el cuadro "Etiqueta de fila". Sólo nos queda arrastrarlo al cuadro de más arriba y a la derecha "Etiquetas de columna".
  3. Qué campo o dato de nuestra tabla-origen deseamos que sea el valor que se sumará, que se contará, se realizará el promedio, etc. Para ello, elegimos dicho campo (debe ser un campo con valores numéricos) marcando la casilla de la izquierda y nos debe aparecer el campo en el cuadro "Valores".

... y ahora debemos ver el cuadro de forma similar a la imagen de la derecha.


... y nuestra tabla dinámica "recién nacida":



...que podemos descargar tal cual está en la imagen anterior:


Algo importante que debe saber el lector es, que si cambian los datos de la tabla-origen, la Tabla Dinámica NO reflejará dichos cambios a menos que se actualice. A tal efecto, existen dos posibilidades:
  1. Actualizar manualmente: mediante el botón "Actualizar"que hay dentro del grupo "Datos" de la ficha "Opciones" de las "Herramientas de Tabla Dinámica" (sólo estarán disponibles las Herrameintas de Tabla Dinámica si tenemos seleccionada cualquier celda de nuestra TD) .
  2. Actualizar automáticamente al abrir el archivo: activando la casilla de verificación que hay en el cuadro de diálogo "Opciones" que obtenemos cuando hacemos click en el botón "Opciones" que hay dentro del grupo "Tabla Dinámica" de la ficha "Opciones" de las "Herramientas de Tabla Dinámica" (sólo estarán disponibles las Herrameintas de Tabla Dinámica si tenemos seleccionada cualquier celda de nuestra TD) .



Pues ya hemos hecho nuestra Tabla Dinámica. Lo que ocurre es, que como podemos apreciar en la anterior imagen, la TD está "en bruto" y con algunas características que no debemos dejar tal cual, puesto que no ayudan nada a interpretar la información de forma fácil e intuitiva. Entre otras, las características inadecuadas, son:

  • Tanto las columnas de los comerciales 01-PEDRO y 02-JOSÉ LUIS, como del "Total general" tienen anchos distintos.
  • El título de la tabla que Excel asigna por defecto, es poco "atractivo" (Suma de € VENTA). Podría ser algo similar a "Ventas por ruta y comercial"
  • Los valores de la TD tienen un formato de número (a veces sin decimales, a veces con un decimal y otras con dos decimales), pero no de moneda, que sería más adecuado.
  • Como se puede observar, Excel crea por defecto dos listas desplegables: "Etiquetas de fila" y "Etiquetas de columna". Estos desplegables sirven para filtrar la información, o bien por rutas, o bien por vendedores (por ejemplo, si hubiesen muchos vendedores, podríamos desear no tener demasiadas columnas). Pues bien, estas listas desplegables pueden eliminarse (se verá posteriormente en otro artículo) o bien cambiar el nombre que Excel aplica por defecto.
  • El diseño de la TD pudiera no ajustarse a nuestras necesidades o gustos. En tal caso, Excel dispone de opciones para configurar el formato y colores de forma bastante automatizada (aunque algo rígida).
Todas estas posibilidades serán objeto de estudio en próximos artículos.


Por último, comentar que las utilidades de las Tablas Dinámicas no se acaban aquí. Por ejemplo, también pueden mostrar la información de forma jerarquizada:


Esta forma de mostrar la información de forma jerarquizada o en esquema, será la segunda parte de este post ( Tablas Dinámicas (III) ¿Cómo crear una Tabla Dinámica (2ª parte )? dedicado a la creación de Tablas Dinámicas (el primero de los 3 pasos vistos al principio).


Ver Tablas Dinámicas (IV): OPCIONES de configuración


  José Manuel Pomares Medrano