domingo, 21 de octubre de 2012

Ordenar una tabla de Excel por varios campos a la vez



Muy pocos conocen este truco o "rincón" de Excel y sin embargo estamos hablando de una herramienta que es utilizable en uno de los ámbitos más populares dentro de la utilización de Excel:  el manejo de grandes cantidades de datos en forma de tabla.

Se trata de la posibilidad de ordenar una tabla aplicando criterios a varios campos simultáneamente. Casi todos los usuarios de Excel conocen los autofiltros que se pueden aplicar a una serie de datos dispuestos en forma de tabla (y también a lo que se llama formalmente una "Tabla de Excel")...



pero sólo es posible aplicar un filtro a la vez y sobre un campo. Al intentar aplicar un segundo filtro, el primero desaparece.

No es muy conocido que es posible aplicar varios filtros simultáneamente y que esto se puede conseguir seleccionando la opción Ordenar por color / Orden personalizado... que hay en los autofiltros. 


Esta ópción de los menús de autofiltros nos llevan a obtener el siguiente cuadro:


...en el que podemos hacer uso de distintos niveles de filtros de forma simultánea seleccionando  las columnas por las que queremos ordenar, el objeto que será ordenado (valores, colores, etc.) y el criterio  de ordenación. Cada vez que queramos agregar un nivel de ordenación, lo hacemos desde el botón de arriba a la izquierda "Agregar nivel".

Por ejemplo, quedaría así el cuadro para ordenar 2 campos distintos simultáneamente con criterios distintos:


... y así quedaría la tabla ordenada:


Es entendible que no sea muy conocida esta opción, puesto que no es muy intuitiva la forma de acceder a ella. Recordemos que el menú del autofiltro era... Ordenar por color / Orden personalizado...  y lo de "Ordenar por color" despista bastante.


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