Extraer palabras de una lista con relleno rápido en Excel 2013

Si alguien había aprendido a utilizar las funciones EXTRAE, DERECHA e IZQUIERDA en versiones anteriores de Excel, puede que no tenga que utilizarlas ya casi nunca, puesto que Microsoft ha incorporado en la última versión, Excel 2013, una utilidad llamada "Relleno rápido" que, de forma muy inteligente, "adivina" qué palabra queremos extraer de una lista de frases o datos.

"Relleno rápido" es capaz de extraer automáticamente de una lista de frases o nombres, una palabra contenida en cada frase o nombre que ocupa un determinado lugar. Por ejemplo, si tenemos una lista como la de la imagen de abajo y escribimos las dos primeras palabras que queremos extraer en la columna de al lado, Excel nos presenta una vista previa de lo que él entiende que queremos hacer...

De la misma forma, ocurriría si lo intentamos con la última palabra de cada frase...

A veces, Excel 2013 no está seguro si va a adivinar lo que quiere el usuario y espera a que este introduzca 3 o 4 datos para "aprender" su conducta. Es entonces cuando por fin, muestra la vista previa....

Hemos visto en el ejemplo anterior como Excel ha extraído la palabra de en medio. Según Microsoft:

"Relleno rápido puede que no siempre empiece a rellenar sus datos. Funciona mejor cuando sus datos tienen algún tipo de coherencia. Por ejemplo, todos los nombres tienen iniciales del segundo nombre o todas las direcciones usan el mismo tipo de código postal. Si sus datos tienen muchas incoherencias, siempre puede usar "Texto en columnas" (dentro de la ficha Datos) para dividir texto en celdas diferentes, o usar funciones para dividir texto."

Algo importante a saber es que, para que "Relleno rápido" funcione, debemos asegurarnos de que nuestro Excel 2013 tiene activa la casilla "Relleno rápido automático", dentro del apartado "Avanzadas" de las "Opciones de Excel" (para obtener el cuadro de diálogo de "Opciones de Excel", debemos ir a la pestaña Archivo y después hacer clic en "Opciones"):

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La desaparecida "Ficha Presentación" en Excel 2013

En Excel 2007 y 2010, cuando tenemos un gráfico seleccionado, obtenemos unas "Herramientas de gráficos" compuestas por 3 Fichas contextuales: Ficha Diseño, Ficha Presentación y Ficha Formato.

La "Ficha Presentación" contenía botones y comandos para seleccionar cualquier parte de un gráfico, para insertar títulos, rótulos, leyendas, etc., para controlar la presentación de los ejes, para insertar líneas de tendencia, lineas de unión, etc.

Un lector de este Blog me pregunta qué ha pasado con esta ficha en Excel 2013 y 2016 y qué debe hacer para acceder a las funciones que contenía. Pues bien, el lector (y otros usuarios en su misma situación) no debe preocuparse, puesto que todas las funciones contenidas en la "Ficha Presentación" siguen existiendo. ¿Dónde?  .... no es difícil de averiguar.

Cuando tenemos un gráfico seleccionado en Excel 2013 o 2016, podemos ver varias etiquetas que flotan en la parte superior derecha del mismo. Si hacemos click en la primera de ellas (un signo + que corresponde a ELEMENTOS DE GRÁFICO), podemos ver que obtenemos un menú contextual en el que están prácticamente todas las herramientas que estaban en la "Ficha Presentación" :

Si además hacemos click en cualquiera de las opciones de este menú, se despliega otro menú donde podemos "afinar" nuestras preferencias:

Con Excel 2013: El nuevo "Control de escala de tiempo" interactivo

 (Artículo actualizado el 26/08/2016)

Otra de las "joyas" que nos trae el nuevo Excel 2013 es el "Control de escala de tiempo" interactivo. Es una herramienta extremadamente útil y fácil de implementar y utilizar. Es aplicable a Tablas Dinámicas.

Como podemos ver arriba, se trata de un cuadro flotante en el que obtenemos una escala de tiempo sobre la que podemos interactuar formando una selección. Dicha selección, no sólo puede variar en amplitud (nº de meses seleccionados), sino también en su posición en la escala.

Es una mejora importante respecto a otras posibilidades de selección de fechas como son los filtros desplegables de siempre ....

o la segmentación de datos (introducida en Excel 2010)...

...el motivo es evidente. La agilidad es infinitamente mayor. Podemos ver en el detalle siguiente, que la amplitud de período se puede elegir fácilmente haciendo click en cualquiera de los períodos y arrastrando el ratón hacia un lado, como si fueran celdas. 

... o extendiendo la zona sombreada de rojo mediante la manija señalada por las fechas negras:

INSERTANDO UNA ESCALA DE TIEMPO

Los controles de escala de tiempo están disponibles solo para las tablas dinámicas y podemos acceder a ellos situando el cursor sobre cualquier celda de una tabla dinámica y después activando la ficha contextual "Analizar". Una vez hecho eso, si miramos en el grupo de botones "Filtrar" podemos ver que hay un botón llamado "Insertar escala de tiempo":

Cuando hacemos uso de este comando, obtenemos un cuadro de diálogo donde podremos seleccionar el campo de fecha (que debe existir, evidentemente) sobre el que queremos el control.




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Con Excel 2013: Tablas Dinámicas perfectas con 3 clicks

¿Es exagerado pensar que podemos hacer una Tabla Dinámica según nuestras necesidades con tan sólo 3 clicks?

Pues con Excel 2013-16 esto es perfectamente posible. Vamos a demostrarlo a continuación, basándonos en el nuevo asistente que la aplicación del nuevo Office 2013 ha incorporado para esta última versión y posteriores. Adiós a largas clases aprendiendo a realizar Tablas Dinámicas:

Teniendo previamente seleccionados los datos que deseamos formen parte de nuestra Tabla Dinámica y estando en la ficha "Insertar"...

CLICK 1:

Hacemos click en el nuevo asistente para Tablas Dinámicas de Excel 2013 o 2016:

Con ello, obtenemos este cuadro de diálogo:

Vemos que a la izquierda, Excel nos propone 7 modelos de Tablas Dinámicas. Estos modelos que propone el asistente ofrecen distintas posibilidades:

1. Ventas clasificadas por Rutas
2. Ventas clasificadas por Rutas y por Clientes
3. Ventas clasificadas por Rutas y Agentes
4. Ventas por Agentes
5. Nº Clientes a los que se ha vendido en cada Ruta
6. Nº Pedidos que ha vendido cada Agente en cada Ruta
7. Nº Clientes que maneja cada Agente 

Tenemos que elegir cuál se adapta a nuestras necesidades y....


CLICK 2:

Hacemos click en la Tabla Dinámica elegida a la izquierda:

CLICK 3:


Hacemos click en el botón "Aceptar" del asistente:

y tenemos nuestra Tabla Dinámica totalmente utilizable:

... donde podemos apreciar que hemos elegido el modelo nº 2 que decíamos se refería a las Ventas clasificadas por Ruta y Cliente.

Impresionante, ¿no?

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Excel 2013: más "democrático" en cuanto a gráficos

Muchísimas novedades trae consigo Excel 2013 en cuanto a gráficos se refiere. No podemos en un sólo artículo reseñar todo lo nuevo, pero podríamos resumirlo en una frase: La compañía de Redmond ha hecho asequible a todo el mundo la posibilidad de hacer gráficos avanzados, sin necesidad de introducirse en angostos cuadros de diálogo. Excel es un poco más "democrático".

En este post resaltaremos las 5 novedades más relevantes en el apartado de gráficos:

• Se rediseñan las fichas contextuales que se visualizaban cuando tenemos un gráfico seleccionado, desapareciendo la ficha "Presentación" y apareciendo ahora 3 botones flotantes junto al gráfico seleccionado. Las opciones de la antigua ficha "Presentación" se encuentran ahora en un botón dentro de la ficha contextual "Diseño".

• Desaparece el cuadro de diálogo "Formato de...." y es sustituido por un panel que emerge a la derecha de la pantalla y que centraliza todas las acciones de dar formato a cualquier parte del gráfico...ya sean series, títulos, texto de los ejes, etc.

• Aparece en Excel 2013 la herramienta "Gráficos recomendados", con la que es posible elegir entre una galería de gráficos con distintos diseños y convertirlos en gráficos avanzados (gráficos que combinan columnas con líneas o áreas, ejes secundarios, etc...) y todo ello mediante una interfaz amigable y como decíamos al principio..."democrática":

• Nuevas etiquetas de datos con formas:

• Al cambiar los datos de origen, el gráfico se recalcula (como siempre), pero ahora lo hace con una animación que hace la transición desde un valor a otro, lenta, más agradable y que enfatiza más la información que expresa.

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