Si en nuestra hoja de cálculo se utilizan fundamentalmente importes con dos decimales, podemos facilitar la introducción de datos si configuramos Excel adecuadamente.
Para ello, debemos ir a:
Archivo / Opciones / Avanzadas / Opciones de edición / Insertar automáticamente un punto decimal.
Es necesario tener en cuenta que este cambio en la configuración afecta a todo el libro de Excel y una vez activado, para conseguir introducir un número sin decimales sólo lo podremos hacer mediante métodos concretos, como por ejemplo controles de listas desplegables, listas de validación de datos, mediante funciones o mediante código VBA.
Iniciamos este artículo con la intención de repasar lo más importante de las posibilidades avanzadas que ofrece Excel para aplicar "Formato condicional".
En anteriores artículos: Formato condicional en Excel y Formato condicional en Excel (2) habíamos visto principalmente las 5 opciones que se ofrecen con formatos preestablecidos, pero para un uso avanzado de Excel pudiera ser necesaria la personalización de algunas opciones.
Para ello, al hacer click en "Formato condicional" dentro de la ficha "Inicio", podemos encontrar 3 opciones que dan paso a una amplia gama de posibilidades de personalización:
Nueva regla...
Borrar reglas
Administrar reglas...
Nuevas reglas...
La primera de las opciones es añadir un nuevo formato condicional aplicando reglas personalizadas. Haciendo click en "Nuevas reglas...", obtenemos la imagen de abajo:
En el primer panel: podemos seleccionar el tipo de regla, siendo las 5 primeras, similares a las ya vistas, aunque con la posibilidad de personalizarlas en el segundo panel.
En el segundo panel ("Editar una descripción de regla:"), se pueden aplicar las personalizaciones deseadas.
Veamos un video-tutorial de las posibilidades que ofrece la sexta opción del primer panel: "Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato":
Borrar reglas
La segunda opción nos permite eliminar los formatos condicionales que hayamos podido aplicar en un rango de celdas. Hay que insistir que si tenemos un formato condicional aplicado a determinadas celdas y volvemos a aplicar un nuevo formato condicional sin borrar las reglas del primero, el último formato se acumula y tendríamos varias reglas de forma simultánea.
Podemos elegir entre borrar las reglas de las celdas que tengamos seleccionadas o borrar todas las reglas de formato condicional que haya en la hoja.
Administrar reglas...
Esta opción es la más polivalente y desde la que aconsejamos operar a los usuarios avanzados, puesto que desde el cuadro de diálogo de "Administrar reglas..." tenemos la posibilidad de acceder a todas las opciones: crear nuevas reglas, borrarlas y administrarlas, como vamos a poder ver en el video-tutorial siguiente:
Continuando con el anterior post sobre el comando "Formato condicional" de Excel, en el cual explicamos las opciones "Resltar reglas de celdas" y "Reglas superiores e inferiores", pasamos ahora explicar las otras 3 opciones que nos encontramos como de aplicación inmediata y con formatos preestablecidos:
Las dos primeras opciones vistas en el primer artículo "Formato condicional en Excel" tienen la limitación de no informar al usuario si el valor resaltado con formato es mayor o menor, tan sólo si cumple o no unas condiciones.
Las 3 opciones que vamos a ver a continuación pueden representar gráficamente y de 3 formas distintas, el valor de una celda:
Dibujando en el fondo de la celda una barra de color que será más larga o mas corta en función de los valores máximo y mínimo del rango de celdas seleccionado.
Asignando un color de fondo a cada celda, en función de los valores máximo y mínimo del rango de celdas seleccionado.
Agregando a la celda un icono o símbolo, cuyo color y forma tendrán un significado distinto en función de los valores máximo y mínimo del rango de celdas seleccionado.
Veamos unos video-tutoriales para un aprendizaje más dinámico y experiencial de estos 3 casos:
Barras de datos:
Escalas de color:
Conjunto de iconos:
En los últimos 2 ejemplos (y aunque se puede personalizar), por defecto, Excel asigna equitativamente los colores y formas. Es decir, entre una serie de valores del 1 al 9 ¿cómo decide Excel poner un color u otro de icono si se aplica formato condicional?. Pues aquí va un ejemplo (con un conjunto de iconos es de 3 elementos):
Hasta ahora, en todas las opciones vistas no se han contemplado personalizaciones, pero en tutoriales posteriores veremos como administrar las reglas para una utilización avanzada del formato condicional.
Entre otras posibilidades (es una de las más potentes), está el hecho de poder dar formato condicional a una celda, dependiendo del valor que hay en otras celdas (no sólo valor numérico) o dependiendo de una condición expresada mediante una fórmula.
El formato condicional es una utilidad que posee Excel para poder presentar los datos de una o varias celdas, con las características visuales (formato) que nosotros deseemos, siempre y cuando se cumplan una o varias condiciones que podemos poner.
El valor de esta herramienta reside en potenciar y facilitar al usuario la comprensión, comparación e identificación de los datos mediante la apariencia, símbolos o iconos. Por ejemplo, ¿podíamos saber sin temor a equivocarnos y en no más de 5 sg. qué trabajador ha vendido más, de todos los de la tabla de abajo?
Y en esta otra tabla: ¿podríamos dar respuesta a la pregunta anterior, también en 5 sg.?
Pues esta es sólo una (y de las más sencillas) de las funcionalidades que ofrece "formato condicional".
Para acceder a los formatos condicionales, tenemos que tener activada la ficha "Inicio", de esta forma, podemos encontrar el grupo "Estilos" que es donde se encuentra el comando de formato condicional:
Al hacer click, se despliega un menú en el que podemos apreciar dos partes bien diferenciadas:
En primer lugar vemos 5 opciones con imágenes a la izquierda:
- Resaltar reglas de cledas
- Reglas superiores e inferiores
- Barras de datos
- Escalas de color
- Conjuntos de iconos
Estas 5 opciones son de aplicación inmediata y simplificada y, aunque se podrían personalizar posteriormente, son ideales si no tenemos un nivel alto de exigencia y concreción.
En segundo lugar, vemos 3 comandos que dan paso a otras tantas pantallas que nos permitirán personalizar el formato a aplicar y también las reglas y condiciones que ponemos para que se aplique. Estas 3 últimas opciones las trataremos otros articulos posteriormente.
De momento y en este artículo, para explicar el funcionamiento de 2 de las 5 opciones más básicas, ofrecemos unos videos que mostrarán las posibilidades que ofrece "formato condicional" aplicado de forma inmediata y simplificada:
