PDF con 62 trucos de Excel. Serie #SabíasQueEnExcel

Durante varios meses he estado lanzando todos los días laborales un truco de Excel, de forma gratuita y simultánea en tres plataformas distintas: Facebook, Twitter y LinkedIn. Lo hacía bajo una etiqueta o "hashtag" llamada #SabíasQueEnExcel y, lo que en un principio se convirtió en una prueba para ver la aceptación, la verdad es que ha ido calando en mis seguidores hasta el punto de que, muchos de ellos, cuando me veían personalmente me felicitaban y me animaban a continuar con la serie declarándose "fans" de la misma.


Así las cosas, darle continuidad a algo que satisfacía a tantos usuarios de Excel no ha sido difícil, puesto que sabía que cada día, lo que escribía no caería en saco roto.

Una vez terminada la serie, me planteé hacer una recopilación. El motivo es claro: muchos seguidores no habrán podido guardar todos los trucos en algún lugar apto para ser consultado frecuentemente. El resultado es un ebook en formato PDF que recoge todos los trucos con algunos consejos extra que no aparecían en cada truco diario.

El enlace para descargar el ebook es:

eBook PDF #SabíasQueEnExcel

Gracias por la buenísima acogida y por haber compartido el PDF de forma masiva en las RRSS.
¿Estáis preparados para el próximo #SabíasQueEnVBA ?


José Manuel Pomares Medrano

Office 365, Office online, Office de compra única ¿Qué es mejor?

Muchos usuarios de Office no conocen muy bien las diferencias que existen entre estas 3 modalidades que ofrece Microsoft para usar su conocida suite ofimática. En este post vamos a intentar aclarlo, puesto que tampoco es muy difícil.

 

Office 365

Microsoft ofrece Office 365 en modo suscripción (como un alquiler). Esta versión cubre las necesidades de usuarios que precisan un paquete ofimático de altas prestaciones (las máximas que tiene Office) puesto que las aplicaciones de Office se instalan por completo en el equipo del usuario (no se trabaja en la web). Lo que ocurre es que, al ser mediante suscripción o alquiler, Microsoft controla el permiso de utilización via internet hasta que abandonamos la suscripción.

Podemos ver en la imagen anterior las características de esta opción, entre las que destacamos la posibilidad de que cinco usuarios utilicen el paquete ofimático y también el hecho de que siempre tendremos sin cargo adicional la última versión que exista en el mercado. Es una opción ideal para familias o pequeñas empresas.

Office online

Office online (Office Web Apps) es una versión reducida de Office y que tiene como principal característica el hecho de trabajar sobre un navegador web y mostrar algún espacio publicitario. Es decir, no tenemos las aplicaciones instaladas en nuestro equipo.

Office online es una opción gratuita y, como decíamos anteriormente, no ofrece todas las funcionalidades de Office 365 u Office de compra única. Para utilizar Office online solo tenemos que tener una cuenta de Microsoft para poder acceder (también para Office 365 era necesario este requisito).

En las siguientes imágenes podemos ver la diferencia de funcionalidades existentes entre la ficha "Diseño de página" de Word online y la misma ficha en Word de compra única o escritorio:

Aunque el trabajo se realice eminentemente online, también es posible descargar al equipo los archivos generados por Office online.

Podemos decir que es una buena opción para usuarios poco exigentes que utilicen Office solo de vez en cuando y con funcionalidades básicas. Para un 60-70% de usuarios podría ser suficiente.

Office de compra única

Cuando hablamos de Office de compra única, nos referimos a la aplicación de escritorio Office que tradicionalmente conocemos. Es decir, completa en cuanto a funcionalidades y en propiedad (no en modo suscripción o alquiler).

Con esta opción, si compramos una versión determinada, no tendremos derecho a la actualización de nuestro paquete a versiones posteriores y la licencia será para un solo usuario.

En las últimas versiones, Microsoft se está esforzando por orientar el funcionamiento de Office al trabajo compartido y online, por lo cual, si trabajamos registrados en una cuenta de office podremos guardar los archivos directamente en la nube (en el espacio de almacenamiento OneDrive de Microsoft).

Esta opción de Office es ideal para profesionales con necesidades y exigencias máximas, desarrolladores y grandes empresas.

José Manuel Pomares Medrano

Jornadas sobre Economía, Contabilidad y Fiscalidad de las Empresas Públicas

Los días 13 y 14 de Febrero ha tenido lugar en Granada las Jornadas sobre Economía, Contabilidad y Fiscalidad de las Empresas Públicas, organizadas por AVS, AVS Andalucía y VISOGSA, junto con la Diputación de Granada

La experiencia de David Ballester Ménguez, gerente de Patrimonio Municipal de Majadahonda y Coordinador del Grupo Económico Fiscal de AVS, que ha sabido elegir cuidadosamente temas de especial relevancia para estos momentos que atraviesan las empresas públicas, a quienes iba dirigido el seminario, ha sido una de las claves del éxito de las jornadas

Los contenidos han sido desarrollados por ponentes de reconocido prestigio, entre los que se encuentran el propio David Ballester, José Manuel Pomares, Bartolomé Borrego, Mario Cantalapiedra, José Antonio Bravo y Susana Blasco

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La exposición de José Manuel Pomares ha girado en torno a utilidades que pueden aportar las hojas de cálculo en la gestión económica y la dirección Financiera, especialmente si trabajamos con grandes cantidades de datos. Hemos visto validación de datos, formatos condicionales, protección de datos, aplicaciones específicas, etc.


 

Por último, merece destacar el valor que este seminario ha aportado a los asistentes, todos ellos experimentados profesionales que han dejado patente con sus propios testimonios y preocupaciones, la excelente acogida a las nuevas ideas aportadas, con el objetivo de seguir atendiendo la demanda social de acceso a vivienda, con especial sensibilidad a las clases menos favorecidas.

 

Manual de "Buenas Prácticas" en Excel

Millones de usuarios abren cada día un libro de Excel. Es reconocido por todos que es la hoja de cálculo más utilizada del mundo. Por otro lado, también hay ríos de tinta publicados sobre funciones, comandos, configuraciones y demás herramientas que es necesario conocer para dominar la aplicación.

Un altísimo porcentaje de esos usuarios "consumidores" de Excel, lo son de forma autodidacta y en el ámbito profesional, de forma que el aprecndizaje se orienta a, por ejemplo, a saber dar un formato de relleno, a crear una nueva hoja de cálculo y cómo asignarle un nombre...

Pero... ¿quién nos ha enseñado a dar el formato de relleno idóneo y quien establece si es adecuado el gris o el blanco dependiendo de la celda que consideremos? ¿quién nos ha dicho como debe ser nuestra estructura de hojas creada? ¿quién nos ha enseñado a dar el nombre adecuado a una hoja de cálculo para facilitar posteriormente su manejo en determinadas fórmulas? ...en definitiva... ¿quién nos guía sobre los estándares que son ideales para que todos entendamos perfectamente una hoja de cálculo y para optimizar el trabajo con hojas de cálculo?

Hay libros sobre buenas prácticas ambientales, bancarias, agrígolas, publicitarias, en social media, de consultoría, etc. ... y ¡¡también sobre buenas prácticas y estándares en el uso de hojas de cálculo!!, aunque la inmensa mayoría de usuarios no lo conocen.

Este manual de buenas prácticas, lo ha confeccionado la Spreadsheet Standards Review Board (SSRB) . Esta asociación nace en 2003 de la mano de BPM Analytical Empowerment Pty Ltd. en Melbourne (Australia) y tiene como finalidad desarrollar y mantener unos estandares en cuanto a la forma óptima de crear y utilizar hojas de cálculo para lograr una aceptación general una aplicación universal.

La SSRB propone 16 áreas para clasificar las normas:

1. Conceptos generales
2. Estructura de los libros
3. Estructura de las hojas
4. Formatos y estilos
5. Interfaz de entrada de datos
6. Análisis de sensibilidad
7. Presentaciones e informes
8. Fórmulas
9. Principios de denominación
10. Análisis de series temporales
11. Comprobaciones y controles de funcionamiento
12. Impresión y vistas
13. Multiples libros (importaciones, vínculos, etc.)
14. Protección de datos
15. Macros
16. Varios

Cada área se divide en dos grupos: estándares y convenciones. Todo ello, aderezado con ejemplos prácticos y comentarios.

La justificación de la existencia de unos estándares de utilización de hojas de cálculo queda muy clara en los siguientes casos:

• La hoja de cálculo va a ser vista o modificada por otro usuario distinto al que la desarrolló
• La hoja de cálculo va a ser desarrollada por varios usuarios distintos

Si el lector tiene dominio del ingles a nivel de traducción al menos, puede solicitar una copia de "Best Practice Spreadsheet Modelling Standards & Conventions (Version 6.1)" o también verlo online.

Desde este blog, vamos a iniciar desde ahora la utilización de una nueva etiqueta para nuestros artículos:

Buenas prácticas

Bajo este nombre de etiqueta, publicaremos artículos traducidos al castellano, referentes a este manual de buenas prácticas:

Buenas prácticas: Navegar por un libro de Excel
Buenas prácticas: Estructura y tipos de hojas en Excel

Si desea llevar a la práctica todo lo que le hemos ofrecido en este artículo, puede asistir a nuestros cursos prácticos de Excel o puede solicitarlos in company:

¿Qué debo utilizar... Access o Excel?

Uno de los problemas de muchos usuarios de Office es que no llegan a plantearse si utilizar Microsoft Access o Excel. Suele ocurrir que se deciden por la aplicación que más conocen o simplemente, la que tienen instalada. 

Esto, a veces, es causa de enormes "agujeros" de productividad y de múltiples errores, puesto que no siempre se acierta con esta carencia de criterio respecto de este tema. Suele ocurrir que la elección no es la adecuada para el tipo de información que se tiene, ni para la forma en que es necesario tratarla.

Por ello, nos decidimos a hacer este post, en el que intentamos aclarar las dudas a aquellos usuarios que tengan que decidir ,que estén a tiempo de cambiar o simplemente tengan curiosidad por saber aquello que tantas veces se plantearon.

Ahí van 7 recomendaciones:

Por lo tanto, la introducción de datos mediante cómodos formularios y la capacidad de relacionarlos, es una de los factores que diferencia positivamente a Access:

Si se trata de analizar y hacer cálculos con datos y no nos importa que la introducción se haga mediante una cuadrícula de celdas, Excel es el rey.

 

 

Ha nacido "Itinerae". Formación modular de negocios

Echamos 4 partes de conocimiento en otras tantas áreas del mundo de la empresa, condimentamos con ilusión abundante, esfuerzo y profesionalidad y dejamos que todo vaya tomando fuerza a fuego lento durante  8 meses. Sírvanse los platos en el orden que elija el cliente , su composición debe responder a sus deseos, él es el protagonista.

Ingredientes:

Excel, Contabilidad y Finanzas
Dirección Estratégica
Gestión de personas
Internet Marketing Online
Tecnologías de la información

Si ustedes gustan....

 

Itinerae nace como un proyecto orientado a la formación modular de negocios, basado en una metodología innovadora para ofrecer a los asistentes una formación de calidad, actual y adaptada a las necesidades de los nuevos mercados. Apoyado por un equipo de profesores altamente cualificados y con amplia experiencia en el mundo de la consultoría y la formación.

La metodología se basa en el concepto de “Itinerarios” que permite a los alumnos desarrollar su propio Plan de Formación adaptado a sus necesidades y a su disponibilidad de tiempo.

Toda la formación se imparte por medio de módulos presenciales de 4 horas de duración. Cada módulo es independiente de forma que el alumno puede asistir a los que más le interesen, sin la obligación de seguir un orden determinado.

Si se opta por planificar un desarrollo formativo, los módulos se conectan entre sí formando Itinerarios, lo que permite diseñar un Plan de Formación a medida.

Se pueden emplear Itinerarios Horizontales o Temáticos centrados en un área determinada o, si lo que se busca es una formación centrada en las necesidades de un puesto de trabajo, se puede optar por diseñar un Itinerario Vertical, que contempla la conexión de los distintos módulos, teniendo en cuenta una evolución natural en el aprendizaje.

Combinando las posibilidades de las distintas áreas y utilizando ambos conceptos se pueden diseñar Itinerarios Personalizados propios, eligiendo los módulos que mejor se adapten a las necesidades y ritmo de aprendizaje.

Otra de las innovaciones que se han incorporado son las dos modalidades de pago para acceder a los servicios de Itinerae: suscripción mensual o tarjetas prepago.

La primera sede que hemos puesto en marcha es la de Alicante, en la que contamos con la colaboración del Colegio oficial de Ingenieros Técnicos Industriales de Alicante, en cuyas instalaciones se impartirán las clases.

Además de la formación modular estándar, se ofrecen programas “in-company” diseñados especialmente para las empresas, aprovechando la filosofía de Itinerarios Personalizados, adaptados a las necesidades formativas de la empresa y a cada uno de los puestos de trabajo

www.itinerae.es

Desde que este proyecto se puso en marcha hasta su presentación en sociedad (14 de marzo de 2012 en el COITI Alicante) no he dejado ni dejaré de aprender de Belén, Clara y Francisco en cada reunión, en cada decisión desde el verano pasado. El trabajo día a día con ellos no puede haber sido más agradable y enriquecedor.

Sólo queda a partir de ahora, compartir este proyecto con todos aquellos que queráis ser más competitivos en vuestras profesiones a través de una formación de calidad y eminentemente práctica.

José Manuel Pomares

Cuadro de mando económico con Excel 2007-2010

El cuadro de mando económico para pequeñas y medianas empresas "CME Pymes v. 5.0" se actualiza a la versión 5.3.

Después de un año de funcionamiento y habiendo sido implantado micropymes de todos los sectores (imprentas, industrias de aluminio y cerrajerías, agencias de viajes, comercializadoras-distribuidoras, etc.), el cuadro de mando basado en Excel y desarrollado por José Manuel Pomares (Témpora Consultores) para el control de costes y optimización de resultados, incorpora 2 nuevos informes para un mayor control por parte de gerentes, directores financieros y profesionales que desean tener un seguimiento más cercano de la gestión y menor incertidumbre en la toma de decisiones:

El primero de ellos, es un dashboard que recopila los KPIs económicos fundamentales de una micropyme:

Como se puede ver en la imagen anterior, las micropymes podrán tener en un sólo informe, el control de los  ingresos y la producción, costes desde la perspectiva de "Coste fijo-Coste variable" o "Coste directo-Coste indirecto" tan sólo haciendo click en un selector....

... gastos e ingresos extraordinarios, estructura de costes con gráficos de barras apiladas....

                       

.... y gráficos avanzados de velocímetro que contienen en su interior un minigráfico con la evolución del parámetro que se muestra. Con ello se consigue proporcionar en pocos centímetros cuadrados multitud de información sobre un mismo aspecto de la empresa: promedio, objetivo, grado de cumplimiento del objetivo, evolución y estacionalidad, tendencia, etc.:

Otro informe es el de análisis y comentarios, pudiendo albergar información literal (no gráfica) y explicaciones sobre la toma de decisiones que  a lo largo del año se deriva de los análisis mensuales de la información económica. A este informe se tiene acceso desde cualquier otro informe mediante un botón.

Además, se han actualizado algunos gráficos, sustituyéndolos por otros más avanzados y haciéndolos más intuitivos:

Por supuesto, se mantienen las herramientas de análisis dinámico para evaluar distintos escenarios: Análisis "What if":

Ver video de la versión anterior del CME Pymes

Al igual que la anterior versión, el nuevo CME pymes v.5.3. tiene una rápida y ágil implantación en medianas y pequeñas empresas (menos de 2 días). Más info en: info@temporaconsultores.com .

 

Los artículos más leídos del Blog de Témpora Excel

Como mandan los cánones, primeros de año, resumen del anterior. Vamos con una selección de los post más visitados por vosotros desde que iniciamos este Blog allá por Agosto:

1. Gráficos de velocímetro en Excel (2)

2. La ventana de Excel

3. Administrar escenarios en Excel

4. Modelización de datos en Excel (2)

5. Gráficos de velocímetro en Excel

También queremos mencionar la serie ¿Qué tipo de gráfico utilizar en nuestros informes? (1, 2 y 3) que ha tenido muy buena acogida, con un gran número de visitas tan sólo en el mes de diciembre de 2011. En los próximos días, estará disponible ¿Qué tipo de gráfico utilizar en nuestros informes? 4/4.

Agradecemos a todos los lectores la excelente acogida del Blog y prometemos nuevos contenidos y más interesantes. También aprovechamos desde aquí para adelantar la noticia del lanzamiento de varias cursos sobre Excel a lo largo de 2012. Se realizará en varias ciudades de España y en cada una de ellas se realizará un ciclo de 4 jornadas que dotarán a los alumnos de una importante base en el manejo de Excel (primera jornada), así como una importante especialización en materias como "gráficos", "macros y automatización de tareas" y "tablas dinámicas" (jornadas 2, 3 y 4).

Iremos informando al respecto y ofreciendo más detalles en cuanto a ciudades y fechas.

Aquí podemos ver la portada del ciclo de 4 jornadas:

José Manuel Pomares Medrano

Bienvenidos a Témpora Excel

Desde Témpora Consultores, abrimos este blog con el ánimo de recopilar y compartir conocimientos sobre Microsoft Excel y con vocación claramente didáctica. Nuestro objetivo es ayudar a que el lector pueda sacar más partido a este conocido y extendido programa, el cual podemos ver en la inmensa mayoría de los equipos informáticos de cualquier empresa o profesional.

Principalmente, se podrán encontrar tutoriales (tanto escritos como en video), utilidades, trucos, aplicaciones operativas y abiertas, etc. que proporcionarán al lector nuevas posibilidades de hacer una misma tarea de forma más rápida, segura, cómoda y con resultados óptimos (en definitiva, más eficiente). Todo ello dará más competencia y un valor añadido al profesional que desarrolle estas habilidades en el ámbito del mundo empresarial, especialmente en los ámbitos de la dirección financiera y la dirección comercial.

Aunque los artículos más teóricos no tendrán una orientación marcada en nuestras dos áreas de referencia, los ejemplos, funciones utilizadas, aplicaciones ofrecidas, etc., si que tendrán un relación especial con la dirección financiera (reporting a gerencia mediante cuadros de mando, aplicaciones complementarias para gestionar costes, inventarios, nóminas, etc.) y con la dirección comercial (gestión dinámica de grandes cantidades de datos para el seguimiento del equipo de ventas, comportamiento de compra de los clientes, informes gráficos para la toma de decisiones, etc.).

Cada artículo se etiquetará en función de 4 criterios o dimensiones distintas, que serán aproximadamente estas:

Nivel

• Básico
• Intermedio
• Avanzado

Tipo de artículo

• Archivos
• Formatos
• Apariencia y vistas
• Opciones y configuración
• Automatización / macros / VBA
• Funciones y fórmulas
• Gráficos y diseño
• Tablas y tablas dinámicas
• Otras herramientas/utilidades
• Controles especiales
• Protección de hojas y libros
• Optimización del rendimiento
• Business Intelligence en Excel

Tipo de artículo

• Tutorial
• Videotutorial
• Plantilla-Tutorial

Área de interés

• Dirección financiera
• Dirección comercial
• Interés general

Esperamos ser de la máxima utilidad.

  José Manuel Pomares Medrano