Cómo hacer en Excel un moderno gráfico de anillo en 3 pasos

 Artículo actualizado el 06 / Dic. / 2017 
(Ver al final:  Gráfico de anillo que cambia de color, según los valores de origen)

No hay dashboard (cuadro de mando) que se precie hoy en día sin gráfico de anillo. Es una realidad y, sinceramente, creo que está justificada si pensamos que es un tipo de gráfico que expresa de forma práctica, limpia y rotunda un porcentaje.

Este tipo de gráficos es adecuado para expresar lo "alcanzado" comparado con lo que nos falta por alcanzar. Esto, como es entendible, es aplicable a multitud de situaciones en el mundo económico - financiero y también en otras.

Vamos a aprender a hacer un gráfico de este tipo intentando agregar alguna particularidad que lo haga más atractivo, si cabe. Tomaremos como ejemplo, el realizado para la imagen anterior.

PASO 1 (creación del gráfico de anillo)

Partimos de unos datos, que son los que proporcionan el valor a representar, de los cuales seleccionamos las dos cantidades que vemos a continuación:

 

Activamos la ficha INSERTAR y después elegimos "Gráfico de anillo"

PASO 2 (personalización del gráfico de anillo)

Hacemos clic con el botón derecho del ratón en cualquier parte del anillo del gráfico y seleccionamos la opción "Dar formato a serie de datos". Al hacerlo obtenemos un panel a la derecha (si trabajamos con Excel 2013) o un cuadro de diálogo (si trabajamos con Excel 2007/10) en el que podemos ajustar el "Tamaño del agujero del anillo", así como el ángulo de giro y la separación de secciones:

Hasta ahora tenemos...

... pero nenesitamos deshacernos del título y de la leyenda haciendo clic con el botón izquierdo del ratón en cada uno de esos elementos (para seleccionarlos) y después presionando la tecla "Supr".

También sería conveniente seleccionar desde el borde todo el gráfico y eliminar el relleno (que es blanco hasta ahora) y el propio borde que viene por defecto. Para cambiar estas dos características, debemos tener el gráfico seleccionado y activar la ficha FORMATO para después utilizar las herramientas de "Relleno de forma " y "Contorno de forma" eligiendo, respectivamente las opciones "Sin relleno" y "Sin contorno":

Has aquí tendremos esto...

... pero sería más estético si elimináramos la cuadricula de Excel desde la ficha VISTA (NO teniendo seleccionado el gráfico y después desactivando la casilla de verificación "Líneas de cuadrícula") y también si redujéramos el tamalo del gráfico desde cualquier manija de las esquinas.

También podemos personalizar el color de las secciones del gráfico. Basta con seleccionar cada una de ellas con dos clics separados (para que quede seleccionada una sección sola) y elegir el color desde la herramienta "Relleno de forma" que conocemos de pasos anteriores.

PASO 3 (título y círculo central del gráfico)

Para el título, elegimos una celda que esté situada en la parte inferior del lugar que elijamos para el gráfico y simplemente lo escribimos y aplicamos el formato deseado.

Para el círculo central, debemos activar la ficha INSERTAR, después elegir "Elipse" y a continuación extender el cursor en diagonal PRESIONANDO AL MISMO TIEMPO LA TECLA "MAYÚS" para que la elipse sea un círculo perfecto.

Una vez hecho esto, y asegurándonos de que aún está seleccionado el círculo, ponemos el cursor en la barra de fórumulas y escribimos una fórmula que haga referencia a la celda donde tenemos el porcentaje (INTRO cuando ya esté escrita la fórmula):

Ahora, con el círculo seleccionado aún, y desde la ficha INICIO, podemos:

• Utilizar las herramientas de tamaño y color de fuente para personalizar el porcentaje
• Eliminar el borde del círculo (teniéndolo seleccionado, desde la ficha FORMATO / Relleno de formato)
• Alinear el porcentaje correctamente (centrado vertical y horizontalmente) desde los botones siguientes de la ficha INICIO:

Una vez hecho lo anterior, solo queda centrar el círculo sobre el gráfico y también colocar todo encima de una celda que contenga el título deseado:

El espacio de Mac

En cuanto a las diferencias en Mac respecto de todo lo dicho hasta ahora, diremos que:

• Para crear el gráfico debemos ir al siguiente menú (eligiendo la opción "Anillos"):

• Para crear el círculo central, podemos ir al botón (que vemos a la izquierda de la imagen) que activa el cuadro de diálogo "Multimedia"...

... el resultado es, por supuesto, similar:

Actualización 6/12/2017

Gráfico de anillo que cambia de color, según valores de origen

A petición de un lector en un comentario de este artículo, lo he actualizado para mostrar cómo es posible obtener el efecto de un gráfico que cambia de color cuando los valores superan o no alcanzan una cantidad.

Para conseguirlo, debemos realizar, en principio, todo lo que se muesrta en la imagen de abajo...

... son dos gráficos de anillos exactamente iguales (especialmente en tamaño), excepto tres cosas:

• Uno tiene como origen de datos las celdas D2:D3 y el otro, las celdas D19:D20
• El otro tiene la porción de anillo protagonista de color naranja - rojo y el otro la tiene azul
• Un gráfico no tiene color de fondo (está sin relleno)

Las celdas de origen de datos tienen unas fórmulas que, dependiendo de los valores que hay que evaluar (celdas B19:B20) no devuelven un valor de error o el valor que se debe mostrar. Puesto que cuando los valores son errores, el gráfico no puede mostrarlos... ese gráfico se convierte en transparente y deja que se vea el otro gráfico... que sí tiene valores.

Finalmente, tan solo queda poner un gráfico (el transparente) exactamente sobre el otro para que el efecto sea la visualización de los datos para uno de los casos....

y la visualización de los datos.... para otro de los casos...

José Manuel Pomares Medrano

Análisis de viabilidad empresarial con la función TIRM de Excel

Cuando un empresario o emprendedor pretende valorar si es conveniente llevar a cabo un proyecto o empresa tiene a sus disposición varios métodos para hacerlo. En ese sentido, las matemáticas financieras ofrecen sistemas más o menos sencillos ( y más o menos fiables) para valorar la rentabilidad y el retorno que ofrecen los proyectos. Entre ellos están el plazo de recuperación (PR), el índice de rentabilidad (IR), el valor actual neto (VAN) y la tasa interna de rentabilidad (TIR).

Los métodos nombrados anteriormente tienen algo en común: se basan en el retorno de liquidez  que generan a lo largo del tiempo (dinero o flujos de caja "limpios" que se generan gracias a la actividad corriente).

Solo por recordarlos, es necesario mencionar otros sistemas o ratios para medir la rentabilidad como son la rentabilidad económica o ROI y la rentabilidad financiera o ROE. Estos últimos métodos tienen como principales características diferenciadoras respecto de los nombrados al principio de este artículo, las siguientes:

• Son estáticos (no tienen en cuenta el valor del dinero con el paso del tiempo, pues se refieren a un período de tiempo concreto)
• Tienen en cuenta el beneficio generado por la empresa, independientemente de que se haya cobrado o no
• Tienen en cuenta ingresos y gastos que no generan movimientos de dinero efectivo (por ejemplo, las amortizaciones)

En este artículo, dejaremos de lado el ROI y el ROE y nos centraremos en la TIR, que es uno de los métodos con más "prestigio" dentro de los métodos dinámicos y basados en los flujos de caja. La TIR es la rentabilidad (tipo de interés) que ofrece flujo de dinero que circula por una empresa (por la actividad a la que se dedica, pero no por inversiones o financiación), a lo largo de varios períodos de tiempo y comparados con la financiación inicial que hizo falta para arrancar el proyecto.

Debemos entender que el flujo de dinero que circula (o flujo de caja neto) por una empresa es el resultado de restar los pagos a los cobros (siempre hablando de la actividad corriente, es decir, clientes, proveedores, AAPP, etc.)

La TIR tiene las siguientes desventajas:

1. Su cálculo no es sencillo si se hace a mamo, pues la resolución debe ser mediante cálculo iterativo. Esta desventaja estaría eliminada con la utilización de Excel, pues existe la función TIR que devuelve el resultado de esta rentabilidad.
2. Excel calcula la TIR con una ecuación que puede tener varias soluciones (al tratarse de una ecuación no lineal) y eso no es compatible con el deseo de saber la rentabilidad de una empresa. Esto es motivado por los posibles flujos de caja negativos que pudiera haber. En algunos de estos casos, se muestra un error en Excel del tipo: #¡NUM!
3. Se considera que tanto los flujos de caja negativos que pudiera haber a lo largo de los períodos, como los positivos, generan un coste o una rentabilidad (respectivamente) igual, y eso no es cierto, puesto que un banco no nos ofrece una rentabilidad igual por nuestro dinero en cuentas corrientes, que el tipo de interés que nos aplica en préstamos y cuentas de crédito. 

La TIR tiene las siguientes ventajas:

1. Tiene en cuenta si lo facturado se ha cobrado o no.
2. Tiene en cuenta la rentabilidad o el coste que provocan en el futuro los flujos generados en un año determinado (según sean positivos o negativos).

La TIR  tiene una difícil aplicación a la realidad debido a las graves desventajas que se han comentado antes (especialmente la del segundo punto, en el que se comenta que se obtiene un error). En universidades y escuelas de negocio se estudia la TIR haciendo caso omiso a todas estas circunstancias y alejándose de la aplicación práctica de este indicador en la economía de la empresa.

Para solucionar esto, Microsoft Excel pone a disposición de sus usuarios una función llamada TIRM (TIR Modificada) que soluciona de forma contundente las desventajas comentadas y mantiene las ventajas. Para utilizar esta función, debemos introducir lo siguiente en una celda de Excel:

Donde la tasa de financiamiento o financiación es el tipo de interés que nos cobrará el banco por el dinero cuando haya períodos con flujos negativos de caja y donde la tasa de reinversión es el tipo de interés que obtendremos del banco en el caso de reinvertir los flujos positivos en nuestro banco.

Por lo tanto, vemos que la TIRM tiene en cuenta estos importantes factores, calculando por un lado la TIR de los flujos positivos, por otro la TIR de los negativos y por último consolida los dos resultados. De esta forma (con este algoritmo distinto al de la TIR), la TIRM evita las ecuaciones que arrojan resultados múltiples (errores mostrados en Excel).

La TIRM se ofrece en la aplicación de plan de viabilidad "Témpora PV" como una medida totalmente fiable de los proyectos de empresa de emprendedores. Se puede comprobar esto mediante el siguiente vídeo:

Si lo desea, puede conocer más sobre Témpora PV viendo el vídeo siguiente (HD):

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Cómo hacer un Dashboard económico-financiero con Excel (4)

Seguimos en este artículo con la planificación de un dashboard o cuadro de mando económico-financiero. Vamos a ver la forma en la que se organizan los datos en las distintas hojas de cálculo. Es decir, los modelos de datos.

Como resumen y adelanto a este artículo y los siguientes, podemos decir que tenemos que aprender a llegar hasta aquí (presentación)...

...pasando por aquí (análisis)...

...y empezando desde aquí (datos)....

Lo que acabamos de ver son 3 ejemplos de las 3 capas o fases del flujo de la información:

datos > análisis> presentación

o bien...

datos > información > conocimiento

Cuando necesitamos desarrollar una aplicación cuya utilidad última va a ser el análisis de datos, no podemos pretender hacerlo de una vez y en una sóla hoja de Excel. Debemos trabajar en distintas hojas "especializadas" porque ello dará orden y escalabilidad (posibilidad de ampliación y sostenibilidad a lo largo del tiempo). Además, utilizar una hoja más, es gratis en Excel. Remitimos al lector al artículo "Buenas prácticas: Estructura y tipos de hojas en Excel" especialmente al gráfico de pirámide y al punto nº 7.

En este artículo vamos a desarrollar la primera de las fases anteriormente mencionadas:

DATOS

La primera fase o estado en el que se encuentra la información se llama "fase o capa de datos" y puede tomar varias formas. Comenzamos por descubrir los modelos que pueden adoptar los datos en esta primera fase:, pero antes recordemos el concepto "Dimensión" a la hora de hablar de tablas y modelos de datos:

"Dimensión" es un criterio por el que podemos ordenar, clasificar o agrupar unos datos numéricos. Por ejemplo, si tenemos una tabla con los campos "Fecha", "Tipo de gasto" y "Euros", las dimensiones serán los campos "Fecha" y "Tipo de gasto", puesto que podremos ordenar por fechas (ya sea por días, meses, años, etc.) o clasificar/ordenar por tipo de gasto (Suministros, Reparaciones, Impuestos, etc.). 

Ahora si....vamos allá con los modelos de datos...

1) TABLAS UNIDIMENSIONALES

Son las resultantes cuando introducimos nuestros datos en una colección de tablas de una dimensión, donde cada tabla representa normalmente a un período de tiempo (no siempre). En las siguientes tablas, la única dimensión es la "Cuenta" (Ingresos, Compras, Servicios, etc.). Esta primera modalidad que comentamos es UN GRAVE ERROR... y es el error más habitual en el usuario. 

... también es muy habitual poner cada tabla en una hoja distinta a la cual se pone un nombre descriptivo ...

Si no acertamos en la forma en la que disponemos nuestros datos en esta fase, el resto de desarrollo de nuestro dashboard será un proceso arduo, muy poco eficiente y tremendamente limitado en sus posibilidades. La mayoría de usuarios de Excel no superan esta fase de forma óptima porque no conocen otras posibilidades y aplican la única que saben y que cumple con estas 3 condiciones:

• La disposición de los datos se hace de forma intuitiva y responde a corto plazo a algunas necesidades de información.

• El usuario sólo necesita utilizar los operadores básicos (+-*/) y poco más.

• Como consecuencia de los anteriores puntos, es rápida.

El motivo de considerar este tipo de organización de datos como un error, estriba en su limitación a la hora de ofrecer más información (y de más valor) de la que se ve en cada tabla:

• Cada mes hay que copiar y pegar una nueva tabla (o copiar en una nueva hoja y nombrarla) y modificar como mínimo la fecha.

• Para sumar los datos de todos los meses se debe hacer una nueva tabla e introducir en cada celda correspondiente, una fórmula que vaya sumando cada dato en cada uno de todos los meses. Cuando transcurre un mes, se deben modificar todas las fórmulas para añadir el nuevo período. Todo ello es un consumo de recursos enorme y además, con una alta probabilidad de errores.

• Si quisiéramos sumar los datos de un número determinado de meses distinto al anteriormente realizado, deberíamos construir otra tabla más y de forma exclusiva para esos meses, debiendo modificar todas las fórmulas de la tabla cada vez que quisiéramos variar los meses consultados.

• Si quisiéramos realizar un gráfico para ver la evolución de alguna cuenta, nos encontraríamos con los mismos problemas de los anteriores puntos.

• Si transcurren, por ejemplo, 7 años desde que se crea la aplicación, tendríamos 84 hojas de calculo para manejar con 84 tablas, o bien 84 hojas ubicadas en una misma tabla... (según modelo elegido) y todo ello, necesitando manejarlas como hemos comentado en los anteriores puntos.

Es decir, para cualquier otra información que no sea la que se ve directamente en esas tablas, hay que volver a copiar y pegar la estructura, crear nuevas fórmulas y además modificarlas a lo largo del tiempo. Todo esto es insostenible y nada productivo.

En resumen, podemos decir que es un modelo de datos que:

NUNCA HAY QUE UTILIZARLO

Podemos ver un ejemplo si descargamos el siguiente archivo:

2) TABLAS BIDIMENSIONALES ("flat tables" o tablas planas): 

Son las que tienen una dimensión con sus items extendidos a lo largo de los encabezados de columna y otra dimensión con sus items extendidos a lo largo de las filas.

No tiene porqué ser así siempre, pero suelen presentar en las columnas los períodos de tiempo (la dimensión "fecha", que está extendida a lo largo de las columnas, pero es sólo una dimensión. ¡Cada mes NO es una dimensión!) y en las filas los items de otra dimensión a estudiar, por ejemplo, las cuentas:

Se utilizan para modelos de datos que están limitados en el tiempo y cuyo análisis se circunscribe a un período definido de antemano (sería insostenible una tabla durante muchos años con decenas de columnas). Ejemplos de ello, podrían ser un plan de viabilidad económico-financiero a X años, previsiones de tesorería o una gestión presupuestaria.

Este es un modelo de organización de datos que tiene las siguientes VENTAJAS:

• Es ciertamente intuitivo y fácil de desarrollar en un principio (los datos con este formato, suelen ser introducidos por el usuario, no importados de otros programas).

• En el paso de la fase de DATOS a INFORMACIÓN hay posibilidad y flexibilidad para introducir ratios y fórmulas complejas y otras combinaciones de datos. Por ejemplo, las fórmulas del punto de equilibrio o las de los períodos medios de cobro y pago.

• Es un modelo de datos que aporta muchas posibilidades para la última fase de PRESENTACIÓN en el propio dashboard: es fácil extraer rangos de celdas para construir gráficos y es fácil extraer valores para formar KPI's comparativos y de alto valor (gráficos de velocímetro, de termómetro, etc.).

Pero también presenta algunas DESVENTAJAS:

• La posibilidad de agrupar la información por distintos períodos de tiempo no es ágil y se hace compleja.

• Debido al anterior punto y a otros similares, el usuario se ve obligado a utilizar de forma intensiva fórmulas y funciones como SI, Y, O, BUSCARV, BUSCARH, INDICE, COINCIDIR, DESREF, etc. En definitiva, el paso de la fase DATOS  a INFORMACIÓN es más difícil y ardua.

• 2 dimensiones es un origen de datos muy escaso. Estamos privados de conocer otros puntos de vista (otras dimensiones) de forma ágil, aunque sí es posible con ciertas rigideces y apelando a algunos "trucos".

En resumen y como factores más destacados, podemos decir que es un modelo de datos que:

• No tiene limitaciones para ofrecer KPI's y gráficos de alto valor
• Requiere más conocimientos del usuario y utilización intensiva de funciones
• El manejo de los períodos de tiempo

Las tablas bidimensionales suponen un avance espectacular respecto de las tablas unidimensionales, como se puede ver en el archivo que a continuación puede descargar el lector:

TABLAS DE DATOS MULTIDIMENSIONALES (Cubos [3D] o hipercubos [+3D] OLAP)

Son tablas en las que hay una o varias columnas con un "Valor en euros" y el resto de columnas son dimensiones o criterios por las que se podría consultar la información. Entre las dimensiones, en el ámbito económico-financiero casi siempre está el campo o columna "Fecha". Vemos a continuación un ejemplo de "Tabla Multidimensional":

Es la forma habitual que nos encontramos en las tablas que importamos desde otras aplicaciones (por ejemplo, el diario de una contabilidad o el listado de facturas emitidas), pero también es posible que sea una tabla que el usuario administre introduciendo datos registro a registro (por ejemplo una aplicación de gestión de costes por proyectos o de gestión de nóminas). Podemos ver en la tabla anterior las dimensiones "Fecha", "Tipo de movimiento", "Código Cuenta" y "Descripción Cuenta". Es decir, un hipercubo OLAP.

Con este modelo de datos, se tienen las siguientes VENTAJAS: 

• Desaparecen los problemas de sostenibilidad en el tiempo, puesto que  la tabla puede aumentar hasta 1.048.576 registros.

• Se pueden añadir, mediante columnas, tantas dimensiones como sea necesario.

• Una organización de datos así, podrá servir como origen de datos de Tablas Dinámicas y ahí... se abre un mundo de posibilidades que podemos descubrir (si el lector no lo ha hecho ya) en la serie de artículos dedicado a las Tablas Dinámicas que comienza por este: "Tablas Dinámicas (I) ¿Qué son y para qué sirven?". La principal ventaja que se obtiene de esto es la velocidad de proceso y la agilidad. Es decir:
• Es una forma eficiente de ordenación de datos y se procesan las consultas y filtros a una velocidad inigualable y muy superior a las bases de datos relacionales.
• Podemos cambiar la presentación de la información por un criterio u otro de forma ágil y en tiempo real según necesidades.

Estas serían las DESVENTAJAS:

• La estructura multidimensional u OLAP, es poco intuitiva y genera rechazo a usuarios poco experimentados.

• Si la tabla la administramos nosotros introduciendo la información de forma cotidiana, en cada registro hay que introducir de forma repetitiva los datos de cada dimensión (ver en la tabla anterior los nombres de los "Agentes", por ejemplo, repetidos muchas veces en la tabla. Esta desventaja desaparece, evidentemente, si la tabla es importada.

• Las tablas multidimensionales están destinadas casi irremediablemente a ser procesadas mediante Tablas Dinámicas para convertir los "Datos" en "Información". Esto proporciona las ventajas propias de dichas tablas dinámicas, pero también sus servidumbres: las tablas dinámicas ofrecen más rigideces y dificultad para ser incluidas en Dashboards o para combinar datos que generen KPI's de muy alto valor. Es decir, son muy buenas (únicas y las mejores) para pasar de "Datos" a "Información", pero no tanto para pasar de "Información" a "Conocimiento".

En resumen y como factores más destacados, podemos decir que es un modelo de datos que:

• Es fácilmente sostenible en el tiempo y escalable en tamaño.
• Es extremadamente rápido, fácil de utilizar y eficaz para el entorno operativo y táctico en la empresa (a nivel de mandos intermedios).
• En muchas ocasiones, ofrece rigidez y dificultades para construir KPI's para la toma de decisiones estratégica.

Los siguientes archivos muestran ejemplos del modelo de datos multidimensional y de posibles formas de convertir los datos en información mediante Tablas Dinámicas y algunos gráficos:

Tabla Multidimensional importada de otra aplicación:

Tabla Multidimensional administrada por el usuario:

Puede  ver otros artículos de esta serie:

Cómo hacer un Dashboard económico-financiero (1)
Cómo hacer un Dashboard económico-financiero (2)
Cómo hacer un Dashboard económico-financiero (3)
Cómo hacer un Dashboard económico-financiero (5)
Cómo hacer un Dashboard económico-financiero (6)

Si desea llevar a la práctica todo lo que le hemos ofrecido en este artículo, puede asistir a nuestros cursos prácticos de Excel o puede solicitarlos in company:

 

Cómo hacer un Dashboard económico-financiero con Excel (3)

En este artículo hablaremos de 4 principios en el diseño de un dashboard o cuadro de mando económico-financiero.

1. Simplicidad

• Un dashboard debe ocupar una sóla página y preferentemente con orientación horizontal o apaisada. No debe ser necesario hacer scroll en nuestra pantalla de ordenador , ni tampoco pasar de una página a otra en caso de leerlo en papel. Si necesitamos tantos indicadores que no podemos "encajarlos" en una sóla página, tenemos que considerar dividirlos en dos temas distintos y realizar dos dashboards. Por ejemplo, si no hay espacio suficiente en una página para todos los KPI's de costes de una empresa, podemos separarlos por tipo de coste (Coste fijo / Coste variable o bien Costes generales / Costes de la producción, etc.) en varios dashboards.

• No incluir demasiadas tablas y listas. Hablamos de diseñar un dashboard, no un informe ni un scorecard. Un dashboard debe incluir KPI's que comparen de forma visual lo conseguido respecto de las metas a conseguir. Sin embargo, un scorecard ofrece una información principalmente numérica en forma de tablas (y a veces indicadores gráficos que casi siempre muestran la evolución y tendencia), pero orientado a la toma de decisiones más operativa y menos estratégica. Además, los scorecard (a diferencia de los dashboard) se actualizan y son consultados con más frecuencia y están dirigidos a mandos intermedios.

• Formatos austeros. NO a la fantasía. Sobre esto, recomendamos encarecidamente que el lector revise el articulo "20 consejos sobre gráficos y una norma desesperada". En definitiva, se trata de maximizar el "data-ink ratio" o "ratio información / tinta" por centímetro cuadrado. Concepto este introducido por el experto en visualización de datos, Edward Tufte.

2. Uso adecuado del espacio en la página

Si bien en un dashboard sólo debe aparecer información relevante y que aporte conocimiento para la toma de decisiones, dentro de la colección de KPI's que decidimos incluir, no todos tienen la misma importancia y eso es motivo de plantearse la pregunta ¿Qué lugar debe ocupar cada KPI? La respuesta la tenemos en el siguiente esquema:

La numeración de los cuadros anteriores, representa el orden de importancia de cada zona y el orden en el que la mayoría de lectores focalizan su mirada en cada espacio (según el proyecto "Eyetrack III" del "Pointer Institute" , del cual se pueden obtener interesantísimas conclusiones).

3. Intuitivo

Cualquier persona debería poder entender qué tipo de información ofrece el dashboard y su contexto. Sería una buena idea poner esto en práctica con algún conocido que no haya intervenido en el desarrollo. Si esa persona necesita preguntar repetidas veces sobre el significado de las distintas partes del dashboard, es que algo no va bien.

Quizá son necesarios algunos títulos más... o quizá menos. Quizá los gráficos no son adecuados o quizá falta o sobra información numérica de apoyo. También es posible que algunos KPI's o títulos no estén suficientemente resaltados o en el lugar adecuado. Otras causas de confusión pueden ser los formatos aplicados a los números.

Títulos

• Ineludiblemente, el dashboard debe incluir un título haciendo referencia al rango de fechas al que se refiere la información económica.
• Debe quedar muy claro cuál es la fecha última de actualización de los datos que nutren al dashboard
• Los títulos han de ser descriptivos, evitando las siglas o símbolos que produzcan confusión.
• Una técnica que se puede aplicar a los títulos, es aplicarle unos colores muy suaves, precisamente para realzar la importancia de los datos.

Formatos

• Es conveniente usar el punto de los millares, porque facilita la lectura:

NO:  2354890               SI:  2.354.890

• Usar decimales sólo si el contexto de los datos lo requiere. Por ejemplo, si las cifras que se manejan son muy pequeñas. Sin embargo, si representamos cifras "millonarias", no es necesaria la utilización de decimales en un dashboard que va a ser interpretado para la toma de grandes decisiones.
• Usar el símbolo del € o de la moneda correspondiente, sólo cuando sea estrictamente necesario. Si el dashboard está desarrollado en español, va a ser leído por personas de nacionalidad española y además referido a las ventas de una empresa española ¿qué necesidad hay de reflejar el tipo de moneda?
• Si las cifras representan varios millones, se pueden mostrar en "miles".

4. Interactivo y configurable

Interactivo

Nuestro "Tablero de a bordo" debe ofrecer la posibilidad de que el usuario modifique algunos parámetros  o "dimensiones" mediante ciertos controles. Es decir, debemos proveer a nuestro dashborad de listas desplegables, botones de opción, casillas de verificación, etc. que sean capaces de:

• Seleccionar rangos de fechas (podemos ver como ejemplo de vanguardia, los nuevos controles de escala de tiempo de Excel 2013)
• Seleccionar formatos de presentación (euros, porcentajes, unidades, etc.)
• Seleccionar el tipo de presentación (alternar entre gráficos de un tipo u otro)
• Seleccionar lo que se quiere ver (podemos aprovechar un mismo espacio de nuestro dashboard para alternar entre presentar un gráfico de tarta con la distribución de ventas por líneas de negocio, o bien presentar una línea de tendencia de la producción del período)
• etc.

Configurable

En casi cualquier aplicación de Excel, hay ciertos parámetros que no son inamovibles a lo largo del tiempo y tampoco válidos para cualquier empresa. Por ejemplo:

• Podríamos incluir en determinados títulos el nombre comercial de la empresa, pero, ¿qué ocurrirá si algún día cambia dicho nombre?
• Podríamos incluir en las formulas que lo requieran el tipo de IVA vigente, pero, ¿qué ocurrirá si hay un cambio al respecto?
• Podríamos imputar los costes de alquiler según un porcentaje de ocupación determinado, a las distintas áreas funcionales de la empresa, pero, ¿qué pasaría si algún día la empresa hace reformas  y redistribuye el espacio debido a nuevas necesidades?

Por lo tanto y según estos ejemplos, nos damos cuenta de que es necesario que el usuario tenga acceso a estos parámetros mediante una hoja que permita su edición cuando sea necesario.

5. Navegable

Ya hemos dicho en otros artículos que para desarrollar un dashboard en un libro de Excel, es necesaria una estructura con varias hojas de distinto tipo y funcionalidad. Por lo tanto, lo ideal es dotar a la aplicación de un sistema de navegación mediante links y/o botones. Este tema lo podemos ver desarrollado en el artículo "Buenas prácticas: Navegar por un libro de Excel".

En el siguiente artículo de esta serie y después de haber planificado y tomado multiples decisiones sobre los KPI's necesarios y la forma en la que se representarán estos, entramos en la recta final de la planificación. Se trata de establecer la forma de organizar los datos en distintas hojas, desde el principio, hasta que estos están representados en un dashboard. Es decir, conoceremos las 3 capas o fases de la información: desde que el dato se genera o importa de otra aplicación, hasta que está presentado en forma de KPI, pasando por procesos y cálculos intermedios mediante fórmulas, funciones y tablas.

Si desea llevar a la práctica todo lo que le hemos ofrecido en este artículo, puede asistir a nuestros cursos prácticos de Excel o puede solicitarlos in company:

 

Cómo hacer un Dashboard económico-financiero con Excel (2)

En este post, vamos a desarrollar los puntos que conforman las líneas maestras de la planificación de un dashboard económico - financiero para una definitiva comprensión. El objetivo no es empezar el desarrollo con Excel. El lector tan sólo debe reflexionar, tomar notas y hacer un esquema de todo cuanto se aconseja a continuación.

Queremos insistir al lector (para que no pierda de vista el contexto) en algo que ya dijimos en la primera entrega de esta serie de articulos: "...cuando hagamos referencia a "Dashboard", se supone que estamos teniendo en cuenta también la estructura que lo soporta y no sólo la página que contiene los KPI's". Aunque es cierto que en muchos contextos nos referiremos a la página o páginas que contienen precisamente esos indicadores.

DEFINIR EL OBJETIVO GENERAL

Es necesario pedir al que será lector final del dashboard, cuál es el problema que ha considerado suficiente para pensar en necesitar información económico-financiera para la toma de decisiones. Podría ser la necesidad de controlar una nueva unidad de negocio, o quizá la necesidad de controlar la evolución de las ventas en distintas líneas o gamas de productos para guiar la política de ventas, o tal vez cualquier otra razón similar. En definitiva:

El objetivo final debe ser nuestra primera ocupación

DEFINIR LOS DESTINATARIOS DEL DASHBOARD

Es necesario prestar atención a algunos aspectos sobre los destinatarios o "consumidores" finales de un dashboard. El dashboard...

• ...¿Será leido e interpretado por personal interno de la empresa o será presentado a entidades financieras, proveedores u otros agentes? Los contenidos deberán adaptarse a las necesidades y el objetivo, la confidencialidad requerida, etc.
• ...¿Qué lugar ocupan los destinatarios en la organización de la empresa y que formación tienen? No es lo mimso un dashboard dirigido a un responsable de área, que a un gerente con formación en Ciencias Empresariales, que al Director General de la compañía (sin formación específica en materia de empresa y finanzas, pero con conocimientos generales), que a los socios accionistas. Cuanto más alto sea el nivel jerárquico la información debe ser más gráfica e intuitiva y con ausencia de tablas y terminología económica. Tan sólo en el caso de cuadros de mando o informes para responsables de área, deben incluirse tablas en combinación con gráficos y términos técnicos.
• ...¿Será necesario interactuar con el dashboard? Si va a ser interpretado de forma estática (incluido en un Power Point, en un PDF, etc.) no podremos interactuar para acotar fechas, seleccionar líneas de negocio, formato de los datos, etc. Esto nos obligará a afinar mucho con el contenido, puesto que deberá ser exactamente lo que el destinatario necesite. Sin embargo, si es posible interactuar, habrá que utilizar controles especiales como listas desplegables, botones de opción, etc., y deberá ser tenido en cuenta a la hora de definir los KPI's y su distribución en la página.

DEFINIR LOS KPI's

Un KPI es un indicador del nivel de cumplimiento de un objetivo relevante en uno o varios procesos de negocio. Por lo tanto, un KPI nos debe reclamar atención e intervención ante algo que se está desviando de lo establecido como objetivo. Los KPI's que debemos elegir para nuestro dashboard deben dar soporte a nuestro objetivo general. No debemos incluir un dato sólo porque lo tenemos disponible.

Un truco para ayudarnos a configurar nuestros KPI's es formular las preguntas que deben ser contestadas por éstos (basadas en el objetivo general que se comentaba en el punto anterior) y disponerlas en una página como si fuera nuestro futuro dashboard.

..Después, podremos variar este boceto y adecuarlo a ciertos criterios de uso óptimo del espacio en la página (ver el artículo "Cómo construir un Dashboard económico-financiero (3)"). En el ejemplo de arriba, al final del proceso de desarrollo del dashboard, el "boceto" anterior terminó siendo así:

Este es un Dashboard totalmente temático, puesto que analiza sólo la producción de una empresa (las ventas  o facturación, regularizadas con la variación de exsistencias de productos en curso y terminados), pero podría ser un dashboard que en una sóla página aportara la información mas relevante de varios aspectos de una compañía, como pueden ser los costes fijos, variables, de la producción, etc., así como el beneficio, cash flow u otros.

DEFINIR LAS FUENTES DE DATOS

Uno de los sentidos de tener explícito el anterior punto (definición de KPI's) es precisamente, saber de dónde tenemos que extraer los datos.

Imaginemos que vamos a desarrollar un dashboard para un responsable del departamento comercial y, a requerimiento suyo, debemos incluir un KPI con el período medio de cobro a clientes en un período detemrinado. Para ello y, según la fórmula del PMC (Período medio de cobro), necesitaremos saber:

• La facturación neta realizada en el período al cliente
• El saldo medio de deuda que ese cliente ha mantenido con la empresa en el período

El motivo es que el PMC=365 / (Ventas / Saldo medio deuda cliente). O lo que es lo mismo, para un cliente al que se le haya facturado 600.000 € en un año y haya mantenido una deuda de 100.000 € como promedio, el PMC habría sido de 61 días (2 meses aprox).

Conclusión: debe ser posible encontrar en algún sitio de nuestro sistema de información los datos enumerados anteriormente. Por ejemplo, si tuviéramos acceso al "Libro Diario" del programa de contabilidad o al "Libro mayor" de la cuenta 430xxxxxx, podríamos importarlo a formato Excel y a partir de ahí sólo tendríamos que filtrar los movimientos en un período determinado y añadir una columna que genere un acumulado. Posteriormente, para saber la deuda media, calculamos el promedio del acumulado.

De forma similar, la facturación neta sería fácil obtenerla de ese "Libro Diario" filtrando por la cuenta 70xxxxxx y totalizando los registros obtenidos en un período determinado.

Este podría ser un ejemplo, pero debemos reflexionar sobre todos los KPI's que pretendemos incluir y sobre sus orígenes de datos. 

DEFINIR LAS DIMENSIONES Y LOS FILTROS

Dimensiones

Las dimensiones son todos aquellos campos que NO son el valor en euros. Dicho de otra forma, son aquellos campos por los que podríamos consultar cosas sobre el campo protagonista que es el valor en euros. Si nos fijamos en la tabla del punto anterior, vemos que hay 3 campos de dimensión:

• La fecha
• El código de cuenta
• El nombre de la cuenta

El cuarto campo es el propio valor en euros y NO es una dimensión. El quinto campo es añadido después de importar los datos del ERP o del programa de contabilidad y su utilidad es reflejar el acumulado.

Por ejemplo, si en nuestro dashboard  quisiéramos introducir un gráfico de tarta para ver la distribución por líneas de negocio, deberíamos conseguir un campo adicional con la dimensión "Línea de negocio".

Filtros

Antes hemos definido y entendido lo que son las dimensiones. Pero lo más frecuente es que no necesitemos todos los registros que tenemos de nuestra base de datos original. A veces, necesitaremos extraer de ella una tabla ya filtrada mediante fórmulas o funciones de forma continua y como origen de datos de un KPI determinado. Otras veces necesitaremos que los filtros los aplique el usuario de forma interactiva mediante listas desplegables, botones de opción, cuadros de lista, etc. Debemos planificar adecuadamente todo ello.

Ejemplo de filtros en los que el usuario decide interactuando

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Cómo hacer un Dashboard económico-financiero con Excel (1)

Quizá el lector ha llegado a este artículo ávido de formación e información sobre un tema que ya conocía de su existencia como es el de los Dashboards o Cuadros de Mando económico - financieros. Quizá el lector ha llegado hasta aquí por la curiosidad que le genera un tema que no conocía, pero que cree que puede ayudarle en su desempeño profesional en el área eco-fin de la empresa donde trabaja... o de su propia empresa.

Parte de un Dashboard creado en Excel

En cualquier caso, vamos a intentar construir esta serie como corresponde... desde el principio.

¿Que es un "Dashboard"?

En el ámbito empresarial, un "Dashboard" (traducido de forma literal sería "Tablero de a bordo" por su parecido a un salpicadero con velocímetros y otros indicadores gráficos) es un informe que proporciona indicadores de ciertos procesos de negocio y que cumple las siguientes condiciones:

1. Muestra gráficamente los datos, ayudando al destinatario del informe a enfocar su atención en posibles desviaciones, tendencias, comparaciones y otros comportamientos de algunas métricas de carácter económico y financiero (por ejemplo).
2. Muestra sólo los datos relevantes con respecto a un objetivo general establecido en un Plan de Empresa o en un Plan Estratégico.
3. Muestra conclusiones objetivas para inferir en el lector la construcción de su propio análisis ponderado por matices y factores que van más allá de la frialdad de los números.

Dashboard creado en Excel

Si bien lo que acabamos de ver es la cara visible, tenemos que señalar que detrás de esta página o "tablero de a bordo" debe haber toda una organización o estructura de hojas con distintas funciones. Aprenderemos la forma de desarrollar todo ello más adelante, pero un adelanto de esa estructura se puede ver en el artículo de este mismo Blog: "Buenas prácticas: Estructura y tipos de hojas en Excel"

Así pues, en adelante, cuando hagamos referencia a "Dashboard", se supone que estamos teniendo en cuenta también la estructura que lo soporta y no sólo la página que contiene los KPI's.

¿Cómo empezar?

Se dice que lo ideal cuando nos disponemos a desarrollar una aplicación en Excel es intentar aplicar el principio de Pareto de la siguiente forma:

• 80% del tiempo planificando bolígrafo en mano
• 20% del tiempo desarrollando en Excel

A mi me parece algo exagerado, pero quizá sí sería ajustado considerar una relación de 60% - 40%  o incluso de 70%-30%.

Vamos a ocuparnos de esa planificación que debería ocuparnos entre el 60% y el 80%. Para ello y, de forma contraria a lo que mucho usuarios hacen, DEBEMOS EMPEZAR POR EL FINAL. Es decir, lo primero que debemos decidir al abordar el desarrollo de un cuadro de mando, son todas aquellas cosas que tienen que ver con el final. Estas cosas son:

Planificación

1. Definir el objetivo general que a final queremos conseguir.
2. Definir quienes serán los destinatarios finales de nuestro trabajo, cómo lo utilizarán, el nivel de detalle requerido, etc.
3. Definir los indicadores que al final son los que nos guiarán en la toma de decisiones.
4. Definir las fuentes de datos que "alimentarán" a nuestro Dashboard cuando ya esté terminado.
5. Definir las dimensiones (criterios por los que la información se mostrará) y los filtros (formas de segmentar o acotar los datos y la información.

Es absolutamente necesario tener TODOS estos puntos bien definidos y expresados por escrito, puesto que en el proceso de desarrollo del Dashboard vamos a necesitar una visión de conjunto.

Como puede ver el lector, no hemos decidido nada respecto de nuestro libro de Excel, ni tan siquiera hemos hablado de Excel. Para ello, aun es pronto. En el artículo siguiente desarrollaremos con más detalle cada uno de los 5 puntos enumerados anteriormente, poniendo también algunos ejemplos.

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Precio Medio Ponderado con la función SUMAPRODUCTO en Excel

El PMP (Precio Medio Ponderado) es el método de valoración de existencias recomendado en el Nuevo Plan General Contable de 2008 (aunque acepta el ya conocido - en el ámbito de la contabilidad - método FIFO que es el acrónimo de "First Input, First Output". Es decir, que para la valoración de las existencias, se considera que los elementos más antiguos de un almacén, son los primeros en causar baja cuando hay una salida de almacén).

Ni mucho menos todas las pymes controlan sus existencias mediante un ERP o cualquier otro programa que consiga una gestión de inventario que permita saber el valor de las existencias almacenadas en un momento determinado y, con ello, saber el resultado de la empresa (normalmente al final de cada período que se cierra, ya sea mensualmente o al final del ejercicio económico de la empresa). Así pues, la realidad es que muchas empresas deben hacer esta valoración en Excel.

Llegados aquí, se descarta la posibilidad de utilizar el método FIFO (para este método es conveniente un control de inventario permanente mediante programas informáticos que gestionen las entradas y salidas en tiempo real) y no hay más remedio que utilizar el método del PMP o Precio Medio Ponderado.

El cálculo del PMP resulta del sumatorio de las multiplicaciones de las unidades vendidas de cada producto, por su precio / unidad. En Excel, se podría hacer así:

...aunque podríamos mejorar esta forma de hacerlo, a la vez que dar más utilidad a nuestra tabla.

La utilización de la función SUMAPRODUCTO lo hará posible y permitirá:

• Evitar la necesidad de añadir la columna "Venta producto"
• Evitar la suma de las unidades, que nunca suele ser necesaria
• Poder introducir filtros. Por ejemplo, podríamos saber el Precio Medio Ponderado y la valoración del almacén por cada línea de negocio o por cada tipo de producto (por ejemplo).

La función SUMAPRODUCTO debe tener 1 o varios argumentos, los cuales son los rangos que se van a multiplicar entre si, registro a registro (por eso, los rangos deben tener el mismo número de celdas).

Es decir, si queremos multiplicar [unidades x el precio/Unidad] de cada uno de los registros y obtener el sumatorio de todas las multiplicaciones, los rangos que deben aparecer como argumentos de la función SUMAPRODUCTO son D3:D12  y  E3:E12.

Valoración total del inventario =SUMAPRODUCTO (D3:D12 ; E3:E12)

Hasta aquí, tenemos la valoración de todo el inventario Después, si deseamos obtener el PMP, tendremos que dividir entre SUMA(C2:C12) quedando la fórmula como sigue:

PMP =SUMAPRODUCTO (D3:D12 ; E3:E12) / SUMA(D3:D12)

... como podemos ver en la barra de fórmulas de la siguiente imagen:

OTRA FORMA DE UTILIZAR LA FUNCIÓN SUMAPRODUCTO

Como decíamos anteriormente, podemos seguir mejorando la utilidad de nuestro inventario en Excel si introducimos una variación a nuestra función SUMAPRODUCTO. Esto es, un filtro (o condición) para que el resultado esté referido al tipo de producto (Materia prima, producto en curso o producto terminado) que seleccionemos en una lista desplegable.

Para ello, debemos utilizar la función de otra forma. Si bien en los ejemplos anteriores hemos utilizado SUMAPRODUCTO con varios argumentos (separados por punto y coma), para nuestro nuevo objetivo sólo utilizaremos un argumento, dentro del cual multiplicamos los rangos C3:C12 * D3:D12 * E3:E12 ... aunque introduciendo una condición en el primero de ellos. Por lo tanto, las fórmulas quedarían así:

Valoración total del inventario =SUMAPRODUCTO ((C3:D12=E14)*D3:D12*E3:E12)

PMP =SUMAPRODUCTO ((C3:D12=E14)*D3:D12*E3:E12) / SUMA(D3:D12)

Con esto conseguimos que cuando Excel evalúe la condición (E14 es una lista desplegable con los tipos de producto), devuelva un uno o un cero en cada celda del rango C3:C12 y de esta forma sólo habrá un resultado en aquellos registros que en la columna C haya un 1, es decir, en aquellos que el tipo de producto coincida con lo seleccionado en la lista desplegable que hay en E14. En las demás, Excel devuelve un cero (FALSO en la condición) y este cero, multiplicado por las celdas de las columnas D y E, dará como resultado... cero y no sumará para el resultado final.

Podemos descargar un archivo Excel de ejemplo con las fórmulas y la lista desplegable funcionando:

... también podemos verlo aquí:

¿Cómo hacer una lista desplegable?

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